Wat is een contractvoorstel?
Contractvoorstellen zijn documenten die zijn opgesteld door een verkoper of leverancier in de hoop het bedrijf van een bepaalde klant veilig te stellen. In veel gevallen worden deze voorstellen opgesteld als antwoord op een vraag van de potentiële klant. Het uiteindelijke doel van elk contractvoorstel is om een contractuele relatie tussen de leverancier en de klant tot stand te brengen die voor een langere periode van kracht zal zijn.
Bedrijven van elke omvang maken soms gebruik van hun koopkracht om speciale tarieven van verschillende leveranciers of leveranciers te verkrijgen. Terwijl grote bedrijven deze methode routinematig gebruiken, werken kleinere bedrijven soms samen in coöperaties of consortia om hun koopkracht te combineren voor betere tarieven. In beide scenario's is het niet ongebruikelijk dat het bedrijf een zogenaamd RFP, of Request for Proposal, uitgeeft aan een geselecteerd aantal potentiële leveranciers. De leverancier die reageert met een contractvoorstel dat de klant het meeste voordeel oplevert, stelt zijn bedrijf meestal veilig en stelt hopelijk vast wat een langdurige relatie tussen beide is.
Een typisch contractvoorstel zal verschillende belangrijke soorten informatie bevatten. Ten eerste biedt het document prijzen, op basis van de behoeften van de klant. Het is niet ongebruikelijk dat de prijzen lager zijn dan de standaard gepubliceerde prijzen die worden verstrekt aan klanten die niet over dezelfde koopkracht beschikken. Veel leveranciers en leveranciers bevatten ook zogenaamde laagprijzen , wat gewoon een prijsschema is dat de klant extra prijsvoordelen biedt als zijn productverbruik binnen een bepaalde periode een bepaald bedrag overschrijdt.
Een goed contractvoorstel zal ook de reeks ondersteuning beschrijven die de leverancier de klant zal bieden. Dit kunnen items zijn zoals orderverwerkingsprocedures, garanties bij levering van goederen of diensten binnen een specifiek tijdsbestek en procedures voor het verwerken van retouren. Samen met de prijs kan het aanpakken van de reikwijdte van services vaak een enorm verschil maken in het al dan niet succesvol zijn van de poging om het bedrijf te beveiligen.
De duur van het contractvoorstel is ook belangrijk. Door een specifieke begin- en einddatum te identificeren, kan de klant begrijpen hoe lang de verbintenis van kracht blijft. Het opnemen van situaties waardoor elke partij het contract kan annuleren, helpt ook om de rechten en verantwoordelijkheden van zowel de verkoper als de leverancier te beschermen. Veel formaten voor contractvoorstellen bevatten ook bepalingen die het mogelijk maken om het contract automatisch te verlengen, indien beide partijen hiervoor instemmen.
Er is geen goede manier om een contractvoorstel op te stellen. Het uiteindelijke formaat hangt in grote mate af van het bepalen wat waarschijnlijk de klant zal aantrekken en het bedrijf zal verdienen. Hoewel het gebruik van een RFP als routekaart voor het opstellen van het voorstel altijd de beste optie is, maken situaties waarin geen voorstelrichtlijnen worden geboden het voor leveranciers noodzakelijk om de aard en behoeften van de klant tot in detail te onderzoeken. Idealiter stelt het onderzoek de leverancier in staat een contractvoorstel op te stellen en in te dienen dat resoneert met de klant en het mogelijk maakt om een langdurige relatie aan te gaan die voor beide partijen voordelig is.