Was ist ein Vertragsangebot?
Vertragsvorschläge sind Dokumente, die von einem Verkäufer oder Lieferanten in der Hoffnung erstellt wurden, das Geschäft eines bestimmten Kunden zu sichern. In vielen Fällen werden diese Vorschläge als Antwort auf eine Anfrage des potenziellen Kunden erstellt. Das endgültige Ziel eines Vertragsvorschlags besteht darin, eine Vertragsbeziehung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden herzustellen, die für einen längeren Zeitraum gültig ist.
Unternehmen aller Größen nutzen manchmal ihre Kaufkraft, um Sonderpreise von verschiedenen Anbietern oder Lieferanten zu erhalten. Während große Unternehmen diesen Ansatz routinemäßig anwenden, schließen sich kleinere Unternehmen manchmal zu Genossenschaften oder Konsortien zusammen, um ihre Kaufkraft zu besseren Konditionen zu kombinieren. In beiden Szenarien ist es nicht ungewöhnlich, dass das Unternehmen eine so genannte Ausschreibung oder Angebotsanfrage an eine ausgewählte Anzahl potenzieller Lieferanten ausstellt. Der Lieferant, der mit einem Vertragsvorschlag antwortet, der dem Kunden den größten Nutzen bringt, sichert normalerweise das Geschäft und stellt hoffentlich eine langfristige Beziehung zwischen beiden her.
Ein typischer Vertragsvorschlag enthält mehrere wichtige Arten von Informationen. Erstens liefert das Dokument eine Preisangabe, die auf den Bedürfnissen des Kunden basiert. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Preise unter den veröffentlichten Standardpreisen für Kunden liegen, die nicht über dieselbe Kaufkraft verfügen. Viele Lieferanten und Lieferanten bieten auch sogenannte Staffelpreise an. Hierbei handelt es sich lediglich um einen Preisplan, mit dem der Kunde zusätzliche Preisnachlässe erhält, wenn sein Produktverbrauch innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen bestimmten Betrag überschreitet.
Ein ordnungsgemäßer Vertragsvorschlag beschreibt auch den Umfang des Supports, den der Lieferant für den Kunden bereitstellt. Dies kann unter anderem Auftragsabwicklungsverfahren, Garantien für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Verfahren für die Abwicklung von Retouren umfassen. Neben der Preisgestaltung kann die Berücksichtigung des Leistungsumfangs häufig einen großen Unterschied darin ausmachen, ob der Versuch, das Unternehmen zu sichern, erfolgreich ist oder nicht.
Die Dauer des Vertragsvorschlags ist ebenfalls wichtig. Durch die Identifizierung eines bestimmten Start- und Enddatums kann der Kunde nachvollziehen, wie lange die Verpflichtung besteht. Die Einbeziehung von Situationen, die es jeder Partei ermöglichen könnten, den Vertrag aufzuheben, trägt auch zum Schutz der Rechte und Pflichten sowohl des Verkäufers als auch des Lieferanten bei. Viele Vertragsvorschlagsformate enthalten auch Bestimmungen, die es ermöglichen, den Vertrag automatisch zu verlängern, wenn beide Parteien mit dieser Option einverstanden sind.
Es gibt keinen richtigen Weg, um einen Vertragsvorschlag zu erstellen. Das endgültige Format hängt in hohem Maße davon ab, was den Kunden anzieht und das Geschäft verdient. Die Verwendung eines RFP als Roadmap für die Erstellung des Angebots ist immer die beste Option. In Situationen, in denen keine Richtlinien für das Angebot angegeben sind, müssen die Lieferanten die Art und die Bedürfnisse des Kunden detailliert untersuchen. Im Idealfall ermöglicht die Recherche dem Lieferanten, ein Vertragsangebot zu erstellen und einzureichen, das bei den Kunden ankommt und es ermöglicht, eine langfristige Beziehung aufzubauen, die für beide Seiten von Vorteil ist.