Co to jest propozycja kontraktu?
Propozycje umów to dokumenty przygotowane przez dostawcę lub dostawcę w nadziei na zabezpieczenie działalności konkretnego klienta. W wielu przypadkach propozycje te są przygotowywane jako odpowiedź na zapytanie potencjalnego klienta. Ostatecznym celem każdej propozycji umowy jest ustanowienie stosunku umownego między dostawcą a klientem, który obowiązywać będzie przez dłuższy okres.
Firmy różnej wielkości czasami wykorzystują swoją siłę nabywczą, aby uzyskać specjalne stawki od różnych dostawców lub dostawców. Podczas gdy duże korporacje rutynowo stosują to podejście, mniejsze firmy czasami łączą się w spółdzielnie lub konsorcja, aby połączyć swoją siłę nabywczą w celu uzyskania lepszych stawek. W obu tych scenariuszach często zdarza się, że firma wydaje tak zwane zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe wybranej liczbie potencjalnych dostawców. Dostawca, który odpowiada propozycją umowy zapewniającą klientowi najbardziej ogólne korzyści, zazwyczaj zabezpiecza firmę i, miejmy nadzieję, ustala, jaka jest długoterminowa relacja między nimi.
Typowa propozycja umowy zawiera kilka ważnych rodzajów informacji. Po pierwsze, dokument poda ceny, oparte na potrzebach klienta. Nie jest niczym niezwykłym, że ceny są niższe niż standardowe ceny publikowane podawane klientom, którzy nie mają tego samego poziomu siły nabywczej. Wielu dostawców i sprzedawców obejmuje również tak zwane ceny warstwowe , które są po prostu harmonogramem cenowym, który zapewnia klientowi dodatkowe przerwy cenowe, jeśli ich zużycie produktu w danym okresie czasu przekroczy określoną wartość.
Właściwa propozycja umowy będzie również szczegółowo określać zakres wsparcia, które dostawca zapewni klientowi. Może to obejmować takie elementy, jak procedury przetwarzania zamówień, gwarancje dostawy towarów lub usług w określonych ramach czasowych oraz procedury przetwarzania zwrotów. Wraz z cenami uwzględnienie zakresu usług może często mieć ogromny wpływ na to, czy próba zabezpieczenia firmy zakończy się sukcesem.
Ważny jest także czas trwania propozycji umowy. Określenie konkretnej daty początkowej i końcowej pozwala klientowi zrozumieć, jak długo będzie obowiązywać zobowiązanie. Włączenie sytuacji, które mogłyby umożliwić każdej ze stron unieważnienie umowy, pomaga również chronić prawa i obowiązki zarówno sprzedawcy, jak i dostawcy. Wiele formatów propozycji umowy zawiera również postanowienia, które umożliwiają automatyczne przedłużenie umowy, jeśli obie strony są skłonne skorzystać z tej opcji.
Nie ma jednego właściwego sposobu na przygotowanie oferty kontraktu. Ostateczny format zależy w dużej mierze od ustalenia, co może przyciągnąć klienta i zarobić na działalności. Podczas gdy korzystanie z zapytania ofertowego jako mapy drogowej do przygotowania wniosku jest zawsze najlepszą opcją, sytuacje, w których nie podano wytycznych dotyczących wniosku, zmuszają dostawców do szczegółowego zbadania charakteru i potrzeb klienta. Idealnie byłoby, gdyby badania pozwoliły dostawcy przygotować i przedłożyć propozycję umowy, która rezonuje z klientem i umożliwia nawiązanie długoterminowej relacji, która jest korzystna dla obu stron.