Wat is een onderhandelingsteam?
Een onderhandelingsteam is een groep personen die samenkomen om een specifieke entiteit te vertegenwoordigen tijdens een onderhandeling met een tweede partij. Het team kan bijvoorbeeld een bedrijf vertegenwoordigen dat in onderhandeling is met een vakbond over lonen en voordelen voor werknemers. Teams van dit type worden vaak gemaakt tijdens de lopende fusie van twee bedrijven, waardoor het kammen van middelen soepeler en ordelijker verloopt. Onderhandelingsteams worden soms samengesteld als onderdeel van het proces van het verdelen van activa tijdens een scheidingsproces.
Met elk onderhandelingsteam moet een soort interne structuur worden opgezet, wil het team succesvol kunnen functioneren. Eén persoon moet als facilitator dienen, zodat het team op koers blijft als het gaat om alle factoren die relevant zijn voor de onderhandeling. Iemand in het team moet de rol van spreker of presentator vervullen en de huidige positie van het team tegenover de tegenstander formuleren. Een goed onderhandelingsteam heeft ook iemand nodig die toezicht houdt op elk type onderzoek en voorbereiding van documenten die nodig zijn om de onderhandelingen te bespreken en uiteindelijk tot een goed einde te brengen.
Een effectief onderhandelingsteam zal een reeks doelen opstellen voordat het ooit de onderhandelingstafel nadert. Die doelen moeten voldoende specifiek zijn om het team gefocust te houden op de taak die moet worden uitgevoerd, maar flexibel genoeg om te worden aangepast als de oppositie bewijs levert dat de aannames waarop die doelen zijn gebaseerd, verandert. Het hebben van een duidelijke visie op wat de onderhandelingen moeten bereiken, helpt voorkomen dat het proces afdwaalt naar bijzaken die beter worden opgelost in een andere setting.
De dynamiek tussen de teamleden is ook cruciaal. Idealiter zou elk lid van het team de genoemde doelen moeten ondersteunen en specifieke bijdragen moeten leveren aan de inspanningen om die doelen te bereiken. Tegelijkertijd moet elk teamlid goed op de hoogte zijn van de positie van de andere kant van het probleem en ten minste een gedeeltelijk inzicht hebben in wat ze met de onderhandelingen willen bereiken.
Deel uitmaken van een onderhandelingsteam is geen gemakkelijke taak. Het is niet ongebruikelijk dat teamleden het op verschillende punten tijdens de onderhandeling oneens zijn. Dit kan spanning veroorzaken en voorkomen dat de onderhandelingen in een productief tempo verlopen. Bovendien zijn teams die niet goed georganiseerd zijn veel eerder enigszins chaotisch en minder dan competent in het communiceren met de oppositie. Om deze reden moeten alle voor het onderhandelingsteam geselecteerde personen in staat zijn om met mensen te werken die kalm kunnen blijven, proberen verschillende standpunten te begrijpen en bereid zijn om met anderen te werken op een manier die de groep aan het werk houdt.