Wat is een projectcharter?
In het bedrijfsleven is een projectcharter een document dat een project definieert en autorisatie daarvoor geeft. Het vermeldt de kerndoelen, de waarden en de intentie van het project. Dit zorgt ervoor dat alle belanghebbenden overeenstemming bereiken over het doel en de reikwijdte van het project, wat verwarring voorkomt als het project van start gaat. Hoewel een projectcharter misschien niet wettelijk verplicht is, is het een waardevol hulpmiddel dat wordt gebruikt door projectplanners en andere geïnteresseerde partijen om het project georganiseerd en gefocust te houden.
Als een bedrijf in het verleden projectcharters heeft geschreven, kunnen planners een oud projectcharter als sjabloon gebruiken, maar als dat niet het geval is, zijn sjablonen zowel online als in bedrijfsplanningboeken en tijdschriften beschikbaar. Veel details kunnen uit het projectvoorstel worden gehaald. Een projectvoorstel is meestal geschreven als een manier om financiering of ondersteuning voor een project te krijgen. Het vermeldt de doelen van het project en hoe die doelen zullen worden bereikt.
Om nuttig te zijn, moet een projectcharter bepaalde informatie bevatten. Eerst moet de naam van het project en de verantwoordelijke worden vermeld. Het moet de rollen van sleutelfiguren, zoals investeerders, beheerders en eigenaren van onroerend goed, schetsen en terminologie definiëren. Hierdoor kan iedereen die bij het project betrokken is hetzelfde vocabulaire delen, waardoor het veel gemakkelijker wordt om het project te bespreken.
Het projectcharter moet ook de doelen van het project vermelden. Dit moeten dezelfde doelen zijn die in het projectvoorstel werden voorgesteld. Aanpassing van die doelen moet door alle belanghebbenden worden geëvalueerd en goedgekeurd voordat wijzigingen worden aangebracht. Zoals alle goede doelen, moeten de doelen die in een projectcharter worden uiteengezet, specifiek en realistisch haalbaar zijn. Er moet een tijdlijn worden uitgezet zodat belanghebbenden de voortgang kunnen evalueren.
Andere belangrijke elementen van een projectcharter zijn de prioriteiten en reikwijdte. De prioriteiten vertellen welke doelen het belangrijkst zijn en de scope beschrijft wat het project wel en niet zal inhouden. Deze zijn belangrijk om te voorkomen dat wat scope-kruip wordt genoemd - de geleidelijke verbreding van de focus van een project totdat het een onbeheerbaar puinhoop wordt van doelen die tijd, geld en middelen wegnemen.
In feite moet ook een gedetailleerde beschrijving van de tijd, het geld en de beschikbare middelen voor het project worden opgenomen. Verwachte kosten en beschikbare middelen moeten worden aangegeven, evenals de deadline voor wanneer het project moet zijn voltooid. Afhankelijk van de grootte van een project en de behoeften van individuele aandeelhouders, kan een projectcharter aanvullende informatie bevatten, maar mag deze kernpunten nooit weglaten.