Hva er et prosjekt charter?

I virksomheten er et prosjekt charter et dokument som definerer et prosjekt og gir autorisasjon for det. Den angir hovedmålene, verdiene og intensjonen til prosjektet. Dette sikrer at alle interessenter er enige om formålet og omfanget av prosjektet, noe som forhindrer forvirring når prosjektet kommer i gang. Selv om et prosjekt charter kanskje ikke er lovpålagt, er det et verdifullt verktøy som brukes av prosjektplanleggere og andre interesserte for å holde prosjektet organisert og fokusert.

Hvis et selskap har skrevet prosjekt charter i fortiden, kan planleggere bruke et gammelt prosjekt charter som mal, men hvis ikke er maler tilgjengelige både online og i forretningsplanleggingsbøker og tidsskrifter. Mange av detaljene kan hentes fra prosjektforslaget. Et prosjektforslag er generelt skrevet som en måte å få finansiering eller støtte til et prosjekt. Den lister opp målene for prosjektet og hvordan disse målene blir oppfylt.

For å være nyttig, må et prosjekt charter inkludere viss informasjon. For det første skal det oppgi navnet på prosjektet og den ansvarlige. Den skal skissere rollene til nøkkelpersoner, som investorer, forvaltere og eiendomseiere, og den skal definere terminologi. Dette gjør at alle som er involvert i prosjektet, kan dele det samme ordforrådet, noe som gjør det mye enklere å diskutere prosjektet.

Prosjekt charteret bør også liste over målene for prosjektet. Dette skulle være de samme målene som ble lagt frem av prosjektforslaget. Endring av disse målene skal evalueres og godkjennes av alle interessenter før endringer gjøres. Som alle gode mål, bør målene som er satt i et prosjekt charter være spesifikke og realistisk oppnåelige. En tidslinje bør skisseres slik at interessenter kan evaluere fremgangen.

Andre sentrale elementer i et prosjekt charter er prioriteringene og omfanget. Prioriteringene forteller hvilke mål som er viktigst, og omfanget beskriver hva prosjektet vil og ikke vil innebære. Dette er viktig for å forhindre det som kalles omfangskryp - gradvis utvidelse av prosjektets fokus til det blir et umulig å administrere rot av mål som tapper bort tid, penger og ressurser.

Faktisk bør en detaljert beskrivelse av tiden, pengene og ressursene som er tilgjengelig for prosjektet også inkluderes. Anslått kostnad og tilgjengelige midler bør skisseres, så vel som fristen for når prosjektet må fullføres. Avhengig av størrelsen på et prosjekt og behovene til de enkelte aksjonærene, kan et prosjekt charter inneholde tilleggsinformasjon, men det skal aldri utelate noen av disse viktige punktene.