Wat is een risicoregister?
Een risicoregister is een document opgesteld door een projectmanager aan het begin van een zakelijk project dat alle risico's probeert te karakteriseren die aan het project zijn verbonden. Hoewel het in vele vormen kan voorkomen, is het document meestal opgesteld in tabelvorm op een computer-spreadsheet. Elk specifiek risico wordt gekenmerkt door de waarschijnlijkheid dat het zich voordoet, de impact die het zou hebben op het project in een worst-case scenario en de stappen die worden ondernomen om het te elimineren. Op deze manier identificeert een effectief risicoregister alle potentiële problemen met een specifiek project als een manier om ervoor te zorgen dat ze worden uitgeroeid.
Wanneer een projectmanager door een externe klant of door een vaste werkgever een specifieke taak wordt toegewezen, moet hij of zij beginnen met het uitzoeken hoe het project kan worden uitgevoerd. Een groot deel van dit proces is het beoordelen van risico's en proberen dit op elke mogelijke manier te beperken. Een manier om dit te bereiken is door het gebruik van een risicoregister, dat alle negatieve gebeurtenissen documenteert die zich tijdens een project kunnen voordoen en de manieren waarop met die situaties moet worden omgegaan.
Met behulp van een geautomatiseerde spreadsheet kan een projectmanager het proces van het samenstellen van een risicoregister vereenvoudigen. Met deze methode kan veel informatie in een relatief klein pakket worden opgenomen. Het is ook een goede manier voor de projectmanager om zijn klanten de risico's te laten begrijpen. Ze hoeven alleen het document te raadplegen, elk specifiek risico op te zoeken en de hele pagina te volgen om alle bijbehorende details te bekijken.
Er zijn bepaalde stukjes informatie die in elk risicoregister moet worden opgenomen. De eerste hiervan is de waarschijnlijkheid dat een specifieke gebeurtenis met een negatieve impact op het project zal plaatsvinden. Het kan worden gemeten in termen van het percentage kans dat het daadwerkelijk zal gebeuren, wat is gebaseerd op een ruwe schatting door de projectmanager. In combinatie met deze informatie moet de projectmanager ook de negatieve impact opnemen die een specifiek risico zou veroorzaken als het zou worden gerealiseerd. Dit kan de manager helpen resources toe te wijzen op basis van de meest schadelijke potentiële gebeurtenissen.
Het laatste essentiële stuk informatie in een risicoregister is het proces dat wordt ondernomen om elk specifiek risico te elimineren. Deze informatie verwijst meestal ook naar een "eigenaar", die de taak heeft om het probleem op te lossen. Als en wanneer het risico wordt weggenomen, moet het register worden aangepast om rekening te houden met deze uitkomst.