Co to jest rejestr ryzyka?

Rejestr ryzyka to dokument przygotowany przez kierownika projektu na początku projektu biznesowego, który próbuje scharakteryzować wszystkie ryzyka związane z projektem. Chociaż może on przybierać różne formy, dokument jest zwykle ustawiany w formie tabeli na komputerowym arkuszu kalkulacyjnym. Każde konkretne ryzyko charakteryzuje się prawdopodobieństwem wystąpienia, wpływem, jaki miałby na projekt w najgorszym scenariuszu, oraz kroki podejmowane w celu jego wyeliminowania. W ten sposób skuteczny rejestr ryzyka identyfikuje wszystkie potencjalne problemy związane z konkretnym projektem jako sposób na ich wyeliminowanie.

Gdy kierownikowi projektu przypisane jest określone zadanie przez klienta zewnętrznego lub stałego pracodawcę, musi on rozpocząć proces zastanawiania się, jak zrealizować projekt. Dużą część tego procesu stanowi ocena ryzyka i próba ograniczenia go w jakikolwiek możliwy sposób. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest wykorzystanie rejestru ryzyka, który dokumentuje wszystkie negatywne zdarzenia, które mogą pojawić się podczas projektu, oraz sposoby radzenia sobie z tymi sytuacjami.

Korzystanie z komputerowego arkusza kalkulacyjnego pozwala kierownikowi projektu uprościć proces tworzenia rejestru ryzyka. Ta metoda pozwala na umieszczenie dużej ilości informacji w stosunkowo małym pakiecie. Jest to również dobry sposób dla kierownika projektu, aby jego klienci zrozumieli związane z tym ryzyko. Muszą tylko zapoznać się z dokumentem, sprawdzić każde konkretne ryzyko i śledzić stronę, aby zobaczyć wszystkie związane z nim szczegóły.

Istnieją pewne informacje, które powinny być zawarte w każdym rejestrze ryzyka. Pierwszym z nich jest prawdopodobieństwo wystąpienia określonego zdarzenia o negatywnym wpływie na projekt. Można to zmierzyć w kategoriach procentowej szansy, że tak się stanie, która jest oparta na przybliżonych szacunkach kierownika projektu. W połączeniu z tymi informacjami kierownik projektu powinien również uwzględnić negatywny wpływ, jaki konkretne ryzyko spowodowałoby, gdyby zostało zrealizowane. Może to pomóc menedżerowi w przydzieleniu zasobów na podstawie najbardziej szkodliwych potencjalnych zdarzeń.

Ostatnią istotną informacją zawartą w rejestrze ryzyka jest proces podejmowany w celu wyeliminowania każdego konkretnego ryzyka. Informacje te zwykle odnoszą się również do „właściciela”, który jest osobą wyznaczoną do zajmowania się problemem. Jeżeli ryzyko zostanie usunięte, rejestr powinien zostać dostosowany w celu uwzględnienia tego wyniku.