Hva er et risikoregister?

Et risikoregister er et dokument utarbeidet av en prosjektleder i begynnelsen av et forretningsprosjekt som prøver å karakterisere alle risikoer forbundet med prosjektet. Selv om det kan komme i mange former, er dokumentet vanligvis satt opp i tabellform på et datablad. Hver spesifikke risiko er preget av sannsynligheten for å oppstå, virkningen det vil ha på prosjektet i verste fall, og trinnene som blir tatt for å eliminere det. På denne måten identifiserer et effektivt risikoregister alle potensielle problemer med et spesifikt prosjekt som en måte å sikre at de blir utryddet.

Når en prosjektleder blir tildelt en spesifikk oppgave av enten en ekstern kunde eller av en fast arbeidsgiver, må han eller hun begynne prosessen med å finne ut hvordan vi skal få prosjektet gjort. En stor del av denne prosessen er å vurdere risiko og forsøke å dempe den på noen måte som mulig. En måte dette oppnås er ved bruk av et risikoregister, som dokumenterer alle de negative hendelsene som kan dukke opp i løpet av et prosjekt og måtene de situasjonene må håndteres på.

Ved å bruke et datastyrt regneark kan en prosjektleder forenkle prosessen med å konstruere et risikoregister. Denne metoden gjør det mulig å inneholde mye informasjon i en relativt liten pakke. Det er også en god måte for prosjektlederen å få kundene sine til å forstå risikoen som er involvert. De trenger bare å konsultere dokumentet, slå opp hver spesifikke risiko og følge hele siden for å se alle detaljene som er knyttet til det.

Det er visse opplysninger som bør inkluderes i hvert risikoregister. Først blant disse er sannsynligheten for at noen spesifiserte hendelser med negativ innvirkning på prosjektet vil oppstå. Det kan måles i forhold til prosentvis sjanse for at det faktisk vil skje, som er basert på en grov estimering av prosjektlederen. I forbindelse med denne informasjonen, bør prosjektlederen også inkludere den negative effekten som en spesifikk risiko vil medføre hvis den ble realisert. Å gjøre dette kan hjelpe lederen å tildele ressurser basert på de mest skadelige potensielle hendelsene.

Den siste viktige informasjonen i et risikoregister er prosessen som blir iverksatt for å eliminere hver spesifikke risiko. Denne informasjonen refererer vanligvis til en "eier", som er personen som har til oppgave å ta vare på problemet. Hvis og når risikoen fjernes, bør registeret justeres for å gjøre rede for dette utfallet.