Wat is een servicefactuur?

Een servicefactuur is een juridisch document met gedetailleerde factuurinformatie voor een transactie waarbij een klant een service ontvangt. Consultants, reparatiepersoneel, freelance creatieve professionals en vele andere handelaren kunnen servicefacturen gebruiken om hun facturering te doen. De factuur kan ook ruimte bieden voor producten die bij de services horen; een monteur zal bijvoorbeeld kosten in rekening brengen voor reparaties samen met alle onderdelen die ze nodig had om een ​​auto te repareren.

Bedrijven hebben de neiging om een ​​gestandaardiseerd formulier te gebruiken voor facturering om het bijhouden van gegevens te vergemakkelijken. Sommige boekhoudsoftware genereert facturen en kan aansluiten bij tijdwaarnemingssoftware die mensen kunnen gebruiken om de tijd bij te houden die aan verschillende projecten is besteed. In andere gevallen is een apart programma nodig of kan de handelaar een gedrukt formulier invullen. De factuur dient als een factuur en een registratie van de geleverde diensten. In geval van een argument hebben beide partijen kopieën die zij kunnen gebruiken om het geschil op te lossen.

Doorgaans bevat een servicefactuur een koptekst met contactgegevens voor het bedrijf en de specifieke serviceprovider. Het vermeldt de datum of datums waarop services zijn geleverd en biedt een overzicht van wat ze waren en de tarieven die aan elke service zijn gekoppeld. Het document bevat ook factuurgegevens, waaronder de naam van de persoon of het bedrijf die de services heeft besteld en zijn contactgegevens. Ten slotte geeft de servicefactuur het totale verschuldigde bedrag aan en wanneer dit opeisbaar is, of merkt u op dat de betaling is uitgevoerd op het moment dat de factuur werd gegenereerd.

Sommige bedrijven vermelden hun tarieven voor standaardservices op de servicefactuur; monteurs drukken bijvoorbeeld vaak hun uurtarieven af. Het document kan ook informatie bevatten over het factureringsbeleid, zoals afronden op kwartier of half uur op uurtarieven. Dit biedt informatie die de klant kan gebruiken om de factuur te controleren om te bevestigen dat deze correct is. Als er zorgen zijn over onjuistheden, moeten deze worden aangepakt voordat de factuur wordt betaald en moet de klant een gewijzigde servicefactuur aanvragen met de wijzigingen en de eerdere factuur annuleren.

Het is raadzaam om facturen te bewaren. Voor ontvangers van diensten is de factuur een nuttig record; bestuurders kunnen bijvoorbeeld zien wanneer hun auto's voor het laatst diensten hebben ontvangen en kunnen kennis nemen van wat de monteur heeft gedaan. De services kunnen ook fiscaal aftrekbaar zijn en de factuur biedt een record voor belastingen. Serviceproviders hebben kopieën nodig om hun eigen interne servicerecords bij te houden, zodat ze herinneringen aan klanten kunnen uitgeven en informatie kunnen opslaan in geval van geschillen over facturering en andere problemen. Als een klant beweert dat een dierenarts bijvoorbeeld niets heeft gedaan, kan hij de servicefactuur met de service en de datum naar voren brengen en ernaar verwijzen met vermeldingen in het klantendossier, zoals het lotnummer voor een vaccinatie of x- stralen die de uitkomst van een orthopedische operatie tonen.