Qu'est-ce qu'une facture de service?
Une facture de service est un document juridique fournissant des informations de facturation détaillées pour une transaction dans laquelle un client reçoit un service. Les consultants, le personnel de réparation, les professionnels de la création indépendants et de nombreux autres professionnels peuvent utiliser des factures de service pour effectuer leur facturation. La facture peut également contenir de la place pour les produits associés aux services; un mécanicien, par exemple, facturera la main-d'œuvre associée aux réparations ainsi que les pièces dont elle aurait eu besoin pour réparer une voiture.
Les entreprises ont tendance à utiliser un formulaire normalisé pour la facturation afin de faciliter la conservation des enregistrements. Certains logiciels de comptabilité génèrent des factures et peuvent être liés aux logiciels de chronométrage que les utilisateurs peuvent utiliser pour suivre le temps consacré à divers projets. Dans d'autres cas, un programme distinct est nécessaire ou la personne de métier peut remplir un formulaire imprimé. La facture sert à la fois de facture et d’enregistrement des services fournis. En cas de différend, les deux parties disposent d’exemplaires qu’elles peuvent utiliser pour résoudre le différend.
En règle générale, une facture de service comprend un en-tête avec les informations de contact de l'entreprise et du fournisseur de services spécifique. Il note la ou les dates auxquelles les services ont été fournis et fournit une ventilation de ce qu’ils étaient et des tarifs associés à chaque service. Le document comprend également des informations de facturation, y compris le nom de la personne ou de la société qui a commandé les services et ses informations de contact. Enfin, la facture de service indiquera le montant total dû et son échéance ou notera que le paiement a été effectué au moment où la facture a été générée.
Certaines entreprises peuvent noter leurs tarifs pour les services standard sur la facture de service; les mécaniciens, par exemple, impriment fréquemment leurs taux horaires. Le document peut également fournir des informations sur les règles de facturation, telles que l’arrondissement des taux au quart ou demi heure sur les taux horaires. Cela fournit des informations que le client peut utiliser pour vérifier la facture afin de s’assurer de son exactitude. En cas de doute sur les inexactitudes, elles doivent être résolues avant le paiement de la facture et le client doit demander une facture de service modifiée reflétant les modifications et annuler la facture précédente.
Garder les factures est conseillé. Pour les destinataires de services, la facture est un enregistrement utile. Les conducteurs, par exemple, peuvent voir quand leurs voitures ont reçu des services et peuvent prendre note de ce que le mécanicien a fait. Les services peuvent également être déductibles des impôts et la facture constitue un enregistrement des taxes. Les fournisseurs de services ont besoin d’exemplaires leur permettant de conserver leurs propres dossiers de service internes afin de pouvoir envoyer des rappels aux clients et de stocker des informations en cas de litige concernant la facturation ou d’autres problèmes. Si un client affirme qu'un vétérinaire n'a pas agi, par exemple, il peut sortir la facture de service documentant le service et la date, et la référencer avec des entrées dans le dossier du client, comme le numéro de lot d'une vaccination ou x. rayons montrant le résultat d'une chirurgie orthopédique.