Wat is een bestedingsbeleid?

Een bestedingsbeleid is een logisch en georganiseerd actieplan dat wordt gebruikt om te bepalen hoe beschikbare middelen worden besteed. Een dergelijk beleid wordt vaak gebruikt door zowel overheden als bedrijven en helpt bij het beheersen van de uitgaven. De ontwikkeling van een levensvatbaar uitgavenbeleid is van cruciaal belang voor de lopende activiteiten van een bedrijf, omdat het helpt ervoor te zorgen dat de goederen en diensten die nodig zijn om te opereren aanwezig zijn en dat er geen geld wordt verspild aan niet-essentiële zaken.

Bij het opstellen van een bestedingsbeleid van een bedrijf is het belangrijk om niet alleen te identificeren welk type uitgaven nodig zijn voor de lopende operatie, maar ook om prioriteit te geven aan die uitgaven zodat goederen tijdig worden gekocht. Dit heeft verschillende voordelen voor het bedrijf. Door uitgaven te plannen volgens specifieke inkooprichtlijnen, is het mogelijk om voorraden binnen redelijke grenzen te houden en te voorkomen dat u belastingen betaalt op goederen die lang in opslag blijven liggen. Bovendien zal de vaststelling van bestedingsregels die het bestedingsproces beheersen, betekenen dat middelen beschikbaar zijn om onverwachte problemen aan te pakken, in plaats van vast te zitten in bestaande inventaris.

Het schrijven van een bestedingsbeleid lijkt erg op het schrijven van een budget, omdat het noodzakelijk is om te bepalen welke soorten aankopen nodig zijn, wanneer die aankopen moeten plaatsvinden, en de hoeveelheden die mogen worden toegestaan ​​bij de aankoop van elk goed of dienst. Veel bedrijven hebben een inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor het naleven van het bestedingsbeleid. Dit vertaalt zich vaak in een structuur waarin afdelingen aanvragen voor benodigde goederen indienen voor beoordeling door een inkoopagent. De agent beoordeelt de aanvraag en wijst, indien goedgekeurd, een bestelling toe aan het verzoek en autoriseert de plaatsing van de bestelling. Deze aanpak maakt het eenvoudiger om betalingen aan leveranciers te verwerken en die uitgaven te volgen in het licht van het budget dat voor elke afdeling binnen de bedrijfsstructuur is vastgesteld.

Op zijn best maakt een bestedingsbeleid het voor een onderneming mogelijk om haar financiële middelen zo verstandig mogelijk te gebruiken, wat uiteindelijk resulteert in de productie van goederen en diensten die aan klanten worden verkocht en inkomsten genereren. Wanneer een bestedingsbeleid onvolledig is of slecht gedefinieerd, worden de kansen om de kosten redelijk te houden en het bedrijfsresultaat te verhogen aanzienlijk verlaagd, soms tot het punt dat het bedrijf failliet gaat.