Hva er en utgiftspolitikk?

En utgiftspolitikk er en logisk og organisert handlingsplan som brukes til å bestemme hvordan tilgjengelige ressurser blir brukt. En politikk av denne typen brukes ofte av myndigheter så vel som virksomheter, og hjelper i prosessen med å kontrollere utgiftene. Utvikling av en levedyktig utgiftspolitikk er avgjørende for den løpende driften av en virksomhet, siden den bidrar til å sikre at varene og tjenestene som trengs for å drive er på hånden, og at pengene ikke sløses med på ikke-essensielle.

Når du utarbeider en utgiftspolitikk for selskaper, er det viktig å identifisere ikke bare hvilken type utgifter som er nødvendige for den pågående driften, men også å prioritere disse utgiftene slik at varer kjøpes inn på rett tid. Å gjøre det har flere fordeler for virksomheten. Ved å planlegge utgifter i henhold til spesifikke innkjøpsretningslinjer, er det mulig å holde varelager innenfor rimelige grenser og unngå å betale skatt på varer som forsvinner i lagring over lengre tid. I tillegg vil etablering av forbruksregler som kontrollerer bruksprosessen, føre til at ressurser er tilgjengelig for å håndtere uventede problemer, i stedet for å bli bundet opp i eksisterende lager.

Å skrive en utgiftspolitikk er veldig mye som å skrive et budsjett, ved at det er nødvendig å bestemme hvilke typer kjøp som trengs, når disse kjøpene skal skje, og hvor store mengder som er tillatt ved kjøp av hver vare eller tjeneste. Mange selskaper driver en innkjøpsavdeling som er ansvarlig for å sørge for at utgiftspolitikken overholdes. Dette oversettes ofte til en struktur der avdelinger sender inn rekvisisjoner for nødvendige varer for gjennomgang av en innkjøpsagent. Agenten evaluerer rekvisisjonen, og hvis godkjent tildeler en innkjøpsordre til forespørselen og autoriserer bestillingen. Denne tilnærmingen gjør det lettere å behandle betalinger til leverandører og å spore disse utgiftene i lys av budsjettet som er satt for hver avdeling i selskapets struktur.

På sitt beste gjør en utgiftspolitikk det mulig for en virksomhet å bruke den mest forsvarlige bruken av sine økonomiske ressurser, og til slutt resultere i produksjon av varer og tjenester som selges til kunder og genererer inntekter. Når en utgiftspolitikk er ufullstendig eller dårlig definert, reduseres sjansene for å holde utgiftene innen grunn og øke selskapets bunnlinje betydelig, noen ganger til det punktet at virksomheten mislykkes.