Co je to politika utrácení?

Výdajová politika je logický a organizovaný akční plán, který se používá k určení toho, jak jsou dostupné zdroje vynakládány. Takovou politiku často používají vlády i podniky a pomáhá v procesu kontroly výdajů. Rozvoj životaschopné výdajové politiky je rozhodující pro pokračující fungování podniku, protože pomáhá zajistit, aby zboží a služby potřebné k provozování byly po ruce a aby nedošlo k plýtvání penězi na nepodstatné účely.

Při sestavování firemní výdajové politiky je důležité zjistit nejen, jaký typ výdajů je nezbytný pro probíhající provoz, ale také upřednostnit tyto výdaje, aby se zboží kupovalo včas. To má pro podnikání několik výhod. Plánováním výdajů podle konkrétních nákupních pokynů je možné udržovat zásoby v rozumných mezích a vyhýbat se placení daní za zboží, které se dlouhodobě skladuje. Stanovení pravidel utrácení, která řídí proces utrácení, bude navíc znamenat, že zdroje jsou připraveny řešit neočekávané problémy, místo aby byly svázány ve stávajícím inventáři.

Vypracování výdajové politiky je velmi podobné psaní rozpočtu, protože je nutné určit typy potřebných nákupů, kdy by se tyto nákupy měly uskutečnit, a množství, která mohou být povolena s nákupem každého zboží nebo služby. Mnoho společností provozuje oddělení nákupu, které je odpovědné za dodržování politiky utrácení. To se často promítá do struktury, ve které útvary předkládají požadavky na potřebné zboží ke kontrole nákupním agentem. Agent požadavek vyhodnocuje a pokud je schválen, přiřadí k žádosti objednávku a autorizuje její umístění. Tento přístup usnadňuje zpracování plateb dodavatelům a sledování těchto výdajů s ohledem na rozpočet stanovený pro každé oddělení v rámci struktury společnosti.

V nejlepším případě umožňuje výdajová politika podniku co nejrozumnější využití svých finančních zdrojů, což v konečném důsledku vede k produkci zboží a služeb, které jsou prodávány zákazníkům, a generují příjmy. Pokud je výdajová politika neúplná nebo špatně definovaná, šance na udržení nákladů v rozumném smyslu a zvýšení spodního řádku společnosti se významně snižují, někdy až do té míry, že způsobí selhání firmy.