Vad är en utgiftspolicy?

En utgiftspolitik är en logisk och organiserad handlingsplan som används för att bestämma hur tillgängliga resurser används. En politik av denna typ används ofta av såväl regeringar som företag och hjälper till att kontrollera utgifterna. Utveckling av en livskraftig utgiftspolitik är avgörande för den löpande driften av ett företag, eftersom det hjälper till att säkerställa att de varor och tjänster som behövs för att driva finns tillgängliga och att pengar inte slösas bort på icke-väsentligheter.

När man utarbetar en företags utgiftspolitik är det viktigt att inte bara identifiera vilken typ av utgifter som är nödvändiga för den pågående verksamheten, utan också att prioritera dessa utgifter så att varor köps i tid. Att göra det har flera fördelar för verksamheten. Genom att schemalägga utgifterna enligt specifika inköpsriktlinjer är det möjligt att hålla varulager inom rimliga gränser och undvika att betala skatter på varor som försvinner i lager under lång tid. Dessutom kommer upprättandet av bestämmelser för utgifter som kontrollerar utgifterna att innebära att resurser finns tillgängliga för att hantera oförutsedda problem snarare än att binds i befintlig inventering.

Att skriva en utgiftspolicy är ungefär som att skriva en budget, i det att det är nödvändigt att bestämma vilka typer av inköp som behövs, när dessa köp ska ske, och vilka kvantiteter som kan tillåtas vid köp av varje varu eller tjänst. Många företag driver en inköpsavdelning som ansvarar för att försäkra sig om att utgiftspolitiken följs. Detta översätter ofta till en struktur där avdelningar skickar in rekvisitioner för nödvändiga varor för granskning av en köpande agent. Agenten utvärderar rekvisitionen och om godkänd tilldelar en inköpsorder till begäran och godkänner beställningen. Detta tillvägagångssätt gör det lättare att bearbeta betalningar till leverantörer och spåra dessa utgifter i ljuset av den budget som fastställts för varje avdelning inom företagets struktur.

I sitt bästa gör en utgiftspolicy det möjligt för ett företag att utnyttja sina ekonomiska resurser mest försiktigt, vilket i slutändan leder till produktion av varor och tjänster som säljs till kunder och genererar intäkter. När en utgiftspolicy är ofullständig eller dåligt definierade, minskar riskerna för att hålla utgifterna inom skäl och öka företagets slutlinje avsevärt, ibland till att företaget misslyckas.