支出ポリシーとは何ですか？

支出ポリシーは、使用可能なリソースの使用方法を決定するために使用される論理的かつ体系的なアクションプランです。 このタイプのポリシーは、多くの場合、政府や企業で採用されており、支出を管理するプロセスを支援しています。 実行可能な支出ポリシーの開発は、事業の継続的な運営にとって非常に重要です。事業を運営するために必要な商品やサービスが手元にあり、お金が不要なものに浪費されないようにするためです。

企業の支出方針をまとめるとき、進行中の業務に必要な支出の種類を特定するだけでなく、それらの支出に優先順位を付けて、商品がタイムリーに購入されるようにすることも重要です。 そうすることは、ビジネスにとっていくつかの利点があります。 特定の購入ガイドラインに従って支出をスケジュールすることにより、在庫を合理的な範囲内に保ち、長期にわたって保管中に衰退する商品に税金を支払うことを回避できます。 さらに、支出のプロセスを制御する支出ルールを確立することは、既存の在庫に縛られるのではなく、予期しない問題に対処するためのリソースが手元にあることを意味します。

支出ポリシーの作成は、予算の作成に非常によく似ています。必要な購入の種類、それらの購入がいつ行われるべきか、各商品またはサービスの購入で許可される数量を決定する必要があるからです。 多くの企業は、支出ポリシーが遵守されていることを確認する責任を負う購買部門を運営しています。 これは、多くの場合、部門が購買エージェントによるレビューのために必要な商品の要求を送信する構造に変換されます。 エージェントは要求を評価し、承認された場合、要求に発注書を割り当て、発注を承認します。 このアプローチにより、サプライヤへの支払いの処理が容易になり、会社構造内の各部門に設定された予算に照らしてそれらの支出を追跡することができます。

せいぜい、支出ポリシーにより、企業は財源を最も慎重に使用することが可能になり、最終的には、顧客に販売されて収益を生み出す商品やサービスの生産につながります。 支出ポリシーが不完全であるか、定義が不十分な場合、費用を合理的な範囲内に保ち、会社の最終利益を上げる可能性が大幅に低下し、場合によってはビジネスが失敗するようになります。