Was ist eine Ausgabenrichtlinie?
Eine Ausgabenrichtlinie ist ein logischer und organisierter Aktionsplan, mit dem bestimmt wird, wie die verfügbaren Ressourcen ausgegeben werden. Eine Politik dieser Art wird häufig sowohl von Regierungen als auch von Unternehmen angewendet und hilft bei der Kontrolle der Ausgaben. Die Entwicklung einer tragfähigen Ausgabenpolitik ist für den laufenden Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, sicherzustellen, dass die für den Betrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen verfügbar sind und kein Geld für unwesentliche Dinge verschwendet wird.
Bei der Aufstellung einer Ausgabenpolitik für ein Unternehmen ist es wichtig, nicht nur zu ermitteln, welche Art von Ausgaben für den laufenden Betrieb erforderlich sind, sondern diese Ausgaben auch nach Prioritäten zu ordnen, damit die Waren rechtzeitig eingekauft werden. Dies hat mehrere Vorteile für das Unternehmen. Durch die Planung der Ausgaben nach bestimmten Einkaufsrichtlinien ist es möglich, die Lagerbestände in angemessenen Grenzen zu halten und die Zahlung von Steuern auf Waren zu vermeiden, die über einen längeren Zeitraum gelagert werden. Darüber hinaus bedeutet die Festlegung von Ausgaberegeln, die den Ausgabevorgang steuern, dass Ressourcen zur Verfügung stehen, um unvorhergesehene Probleme zu lösen, und nicht, dass sie im vorhandenen Inventar gebunden sind.
Das Schreiben einer Ausgaberichtlinie ist insofern sehr ähnlich wie das Schreiben eines Budgets, als dass festgelegt werden muss, welche Arten von Einkäufen erforderlich sind, wann diese Einkäufe stattfinden sollen und welche Mengen beim Kauf der einzelnen Waren oder Dienstleistungen zulässig sein können. Viele Unternehmen betreiben eine Einkaufsabteilung, die für die Einhaltung der Ausgabenpolitik verantwortlich ist. Dies führt häufig zu einer Struktur, in der Abteilungen Anforderungen für erforderliche Waren zur Überprüfung durch einen Einkäufer einreichen. Der Agent wertet die Anforderung aus und ordnet der Anforderung, falls genehmigt, eine Bestellung zu und autorisiert die Bestellung. Dieser Ansatz erleichtert es, Zahlungen an Lieferanten zu verarbeiten und diese Ausgaben im Lichte des für jede Abteilung in der Unternehmensstruktur festgelegten Budgets zu verfolgen.
Eine Ausgabepolitik ermöglicht es einem Unternehmen, seine finanziellen Ressourcen so sparsam wie möglich zu nutzen, was letztendlich zur Produktion von Waren und Dienstleistungen führt, die an Kunden verkauft werden und Einnahmen generieren. Wenn eine Ausgabenrichtlinie unvollständig ist oder nur unzureichend definiert wurde, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Ausgaben im Rahmen des Zumutbaren bleiben und das Endergebnis des Unternehmens gesteigert wird, erheblich, was manchmal zum Scheitern des Geschäfts führt.