Wat is een proefbalans?

Het proefsaldo is een boekhoudkundige lijst die de begin- en eindsaldi toont voor alle rekeningen in de set boeken. Dit werkbladformaat maakt het mogelijk om te evalueren of de totale afschrijvingen voor de genoemde periode in evenwicht zijn met het totale aantal gegenereerde credits voor dezelfde periode. Als er een echt proefsaldo bestaat, zijn de totale credits en totale afschrijvingen gelijk.

Het gebruik van een proefsaldo om de huidige status van boekhoudkundige records te kwalificeren, is op verschillende manieren nuttig. Een van de belangrijkste dingen die het bereiken van een proefbalans oplevert, is snel en gemakkelijk identificeren wanneer de afschrijvingen en credits niet gelijk zijn. Door regelmatig een proefbalans uit te voeren, is dit het mogelijk om snel een specifieke boekhoudperiode te identificeren waar een onbalans heeft plaatsgevonden en deze snel te corrigeren.

Om deze reden kiezen veel bedrijven ervoor om een ​​proefsaldo op zijn minst maandelijks uit te voeren. Afhankelijk van de factureringscyclus die door het bedrijf wordt gebruikt, kan het handig zijn om het werkblad tweewekelijks op een proefbalans voor te bereiden. In wezen, hoe korter de periode die wordt overwogen, hoe gemakkelijker het is om de oorzaak van het onevenwicht te identificeren en de situatie op te lossen voordat het een belangrijk boekhoudkundig probleem wordt.

In veel gevallen is elk verschil tussen de credits en afschrijvingen dat wordt weergegeven in een proefsaldo niets meer dan een boekingsfout die enige tijd tijdens de beschouwde periode heeft plaatsgevonden. Wanneer dat het geval is, kan de fout meestal gemakkelijk worden opgemerkt en wordt de staat van gelijkheid tussen de afschrijvingen en kredieten hersteld.

Een proefbalans is vooral effectief bij het identificeren van een boekingsfout bij dubbele invoer. Vaak zal het verschil tussen de credits en afschrijvingen snel leiden tot een specifieke boeking die mogelijk ten onrechte is ingevoerd in twee verschillende kolommen of rekeningen binnen de totale set boeken.

Tegelijkertijd kan het proefsaldo wijzen op een ongelijkheid die is ontstaan ​​door een credit of debit op de verkeerde rekening in te voeren. Wanneer dit het geval is, kan het vinden van de fout iets meer tijdrovend zijn, omdat het elke boeking voor de aangehaalde periode zal moeten herzien en bevestigen dat de boeking op de juiste rekening en onder de juiste classificatie plaatsvond.

Het uitvoeren van het proefsaldo is meestal een voorloper van het opstellen van andere financiële documenten, zoals een inkomsten- en uitgavenstaat. Door ervoor te zorgen dat alle incasso's en credits die tijdens de periode zijn geboekt correct zijn, is het eenvoudiger om rapporten en andere documenten op te stellen op basis van de boekhoudgegevens.