Qu'est-ce qu'une balance d'essai?
La balance de vérification est une liste comptable indiquant les soldes de début et de fin pour tous les comptes inclus dans l’ensemble des livres. Ce format de feuille de calcul permet d’évaluer si le total des débits pour la période citée est en équilibre avec le nombre total de crédits générés pour la même période. Lorsqu'il existe une véritable balance de vérification, le total des crédits et le total des débits seront égaux.
L'utilisation d'une balance de vérification pour qualifier le statut actuel des enregistrements comptables est utile à plusieurs égards. L’une des choses les plus importantes que la préparation d’une balance de vérification permet d’obtenir est d’identifier rapidement et facilement les débits et les crédits qui ne sont pas égaux. En exécutant régulièrement une balance de vérification, cela permet d'identifier rapidement une période comptable spécifique où un déséquilibre s'est produit et de le corriger rapidement.
Pour cette raison, de nombreuses entreprises choisissent de gérer une balance de vérification au moins une fois par mois. Selon le cycle de facturation utilisé par l'entreprise, il peut s'avérer utile de préparer la feuille de calcul pour une balance de vérification toutes les deux semaines. Essentiellement, plus la période considérée est courte, plus il est facile de déterminer l’origine du déséquilibre et de régler la situation avant qu’elle ne devienne un problème comptable majeur.
Dans de nombreux cas, la différence entre les crédits et les débits apparaissant dans une balance de vérification n’est rien de plus qu’une erreur d’affichage survenue au cours de la période considérée. Lorsque c'est le cas, l'erreur peut généralement être facilement repérée et un état d'égalité rétabli entre les débits et les crédits.
Une balance de vérification est particulièrement efficace pour identifier une erreur de comptabilisation à double entrée. Souvent, la différence entre les crédits et les débits se traduira rapidement par une écriture spécifique qui pourrait avoir été entrée par erreur dans deux colonnes ou comptes différents dans l'ensemble des livres.
Dans le même temps, la balance de vérification peut indiquer une inégalité créée en inscrivant un crédit ou un débit dans le mauvais compte. Dans ce cas, trouver l'erreur peut prendre un peu plus de temps, car cela impliquera d'examiner chaque écriture pour la période citée et de confirmer que celle-ci a bien eu lieu dans le bon compte et sous la bonne classification.
L'exécution de la balance de vérification est généralement un préalable à la préparation d'autres documents financiers, tels que les états des revenus et des dépenses. En s'assurant que tous les débits et crédits comptabilisés au cours de la période sont corrects, il est plus facile de préparer des rapports et autres documents basés sur les données comptables.