Hva er en prøvebalanse?

Prøvesaldoen er en regnskapsliste som viser begynnelses- og sluttbeløp for alle kontoer som er inkludert i settet med bøker. Dette regnearkformatet gjør det mulig å vurdere om de totale debiteringene for den angitte perioden er i balanse med det totale antallet kreditter generert for samme periode. Når det foreligger en sann prøvebalanse, vil de totale studiepoengene og de totale debiteringene være like.

Å bruke en prøvebalanse for å kvalifisere gjeldende status for regnskapsposter er nyttig på flere forskjellige måter. Noe av det viktigste som å forberede en prøvebalanse oppnår, er å identifisere raskt og enkelt når debet og kreditter ikke er like. Ved å kjøre en prøvesaldo regelmessig, gjør dette det mulig å raskt identifisere en spesifikk regnskapsperiode der en ubalanse fant sted og korrigere den raskt.

Av denne grunn velger mange virksomheter å kjøre en prøvesaldo på minst månedlig basis. Avhengig av faktureringssyklusen som er brukt av selskapet, kan det være nyttig å forberede regnearket for en prøvebalanse hver uke. I hovedsak, jo kortere periode som blir vurdert, jo lettere er det å identifisere opprinnelsen til ubalansen og ta vare på situasjonen før det blir et stort regnskapsmessig spørsmål.

I mange tilfeller er enhver forskjell mellom kreditter og debet som vises i en prøvebalanse ikke noe mer enn en konteringsfeil som fant sted i løpet av den aktuelle perioden. Når det er tilfelle, kan feilen vanligvis oppdages med letthet og en tilstand av likhet gjenopprettes mellom debet og kreditt.

En prøvebalanse er spesielt effektiv for å bidra til å identifisere en feil ved dobbelt oppføring. Ofte vil forskjellen mellom kreditter og debet raskt føre til en spesifikk posting som kan ha blitt feilaktig lagt inn i to forskjellige kolonner eller kontoer i det samlede settet med bøker.

Samtidig kan prøvebalansen indikere en ulikhet som ble opprettet ved å legge inn en kreditering eller debet på feil konto. Når dette er tilfelle, kan det være litt mer tidkrevende å finne feilen, ettersom det vil innebære en gjennomgang av hvert innlegg for perioden som er nevnt og bekrefte at konteringen skjedde på riktig konto og under riktig klassifisering.

Å drive prøvebalansen er vanligvis en forløper for utarbeidelse av andre økonomiske dokumenter, for eksempel og inntekts- og utgiftsoppgave. Ved å sørge for at alle debiteringer og kreditter som er lagt ut i løpet av perioden er korrekte, er det lettere å utarbeide rapporter og andre dokumenter basert på regnskapsdata.