Hva er en prøvebalanse?

Prøvebalansen er en regnskapsliste som viser begynnelsen og sluttbalansen for alle kontoer som er inkludert i settet med bøker. Dette regnearkformatet gjør det mulig å evaluere om de totale debiteringene for den siterte perioden er i balanse med det totale antallet studiepoeng som genereres for samme periode. Når det eksisterer en ekte prøvebalanse, vil de totale studiepoengene og de totale debiteringene være like.

Å bruke en prøvebalanse for å kvalifisere gjeldende status for regnskapsregister er nyttig på flere forskjellige måter. Noe av det viktigste som å utarbeide en prøvebalanse oppnår er å identifisere seg raskt og enkelt når debiteringene og studiepoengene ikke er like. Ved å kjøre en prøvebalanse med jevne mellomrom, gjør dette det mulig å raskt identifisere en spesifikk regnskapsperiode der en ubalanse fant sted og korrigere den raskt.

Av denne grunn velger mange virksomheter å kjøre en prøvebalanse på minst en månedlig basis. Avhengig av faktureringssyklusen brukt av selskapet,Å utarbeide regnearket for en prøvebalanse hver uke kan vise seg å være nyttig. I hovedsak, den kortere perioden som er under vurdering, jo lettere er det å identifisere opprinnelsen til ubalansen og ta vare på situasjonen før det blir et stort regnskapsspørsmål.

I mange tilfeller er enhver forskjell mellom studiepoengene og debiteringene som dukker opp i en prøvebalanse ikke annet enn en innleggsfeil som fant sted litt i løpet av den perioden som ble vurdert. Når det er tilfelle, kan feilen vanligvis oppdages med letthet og en likhetstilstand gjenopprettet mellom debiteringer og studiepoeng.

En prøvebalanse er spesielt effektiv for å bidra til å identifisere en dobbel oppføringsfeil. Ofte vil forskjellen mellom studiepoengene og debiteringene raskt føre til et spesifikt innlegg som kan ha blitt feilaktig lagt inn i to forskjellige kolonner eller kontoer i samlede Set av bøker.

Samtidig kan prøvebalansen indikere en ulikhet som ble opprettet ved å legge inn en kreditt eller debet på feil konto. Når dette er tilfelle, kan det være litt mer tidkrevende å finne feilen, da det vil innebære å gjennomgå hvert innlegg for den siterte perioden og bekrefte innlegget som skjedde i riktig konto og under riktig klassifisering.

Å kjøre prøvebalansen er vanligvis en forløper for utarbeidelse av andre økonomiske dokumenter, for eksempel og inntekts- og utgiftserklæring. Ved å sørge for at alle debiteringer og studiepoeng som er lagt ut i løpet av perioden er riktige, er utarbeidelse av rapporter og andre dokumenter basert på regnskapsdataene enklere å oppnå.