Wat is een virtueel kantoor?

Als u thuis werkt met behulp van een computer, modem, fax, e-mail of andere elektronische middelen om uw taak uit te voeren en te communiceren met uw werkplek, werkt u in een virtueel kantoor. Met andere woorden, u bent telewerken. Hoewel een virtuele medewerker een bedrijfse-mailadres, postadres en telefoonextensie gebruikt, werkt hij nog steeds vanaf een externe locatie.

Een virtueel kantoor hoeft echter niet per se een kamer in iemands huis te zijn. Een laptop in een hotel of zelfs op het strand is voldoende. In de meeste gevallen is een persoon die vanuit een virtueel kantoor werkt, dankzij zijn werkplek gevestigd. Alle apparatuur behoort toe aan het thuiskantoor en moet na beëindiging door dat bedrijf worden geretourneerd.

De virtuele kantoormedewerker hoeft niet per se een werknemer te zijn. Hij kan ook iemand zijn die zijn eigen bedrijf bezit en werkt vanuit zijn huis of onderweg via laptop en draadloze verbinding. De eigenaar van een virtueel kantoor kan ook een onafhankelijke aannemer of freelance medewerker zijn, zonder banden met een specifieke vestigingsplaats.

De voordelen van een virtueel kantoor zijn talrijk. Veel overheadkosten, zoals elektriciteit, worden bijvoorbeeld verlaagd of tot een minimum beperkt voor het bedrijf met virtuele medewerkers. Telewerken elimineert ook drukke kantoren. Als bijkomend voordeel kan de virtuele werknemer ermee instemmen om het loon te verlagen in ruil voor de mogelijkheid om thuis te werken.

Werken in een virtueel kantoor snijdt een frustrerend woon-werkverkeer weg. Een virtuele kantoormedewerker kan in pyjama's of zweet werken als hij zo geneigd is, waardoor de kosten van een dure zakelijke garderobe worden weggenomen. Uitgaven zoals kantoorbenodigdheden kunnen ofwel worden teruggeboekt naar het thuiskantoor of worden afgeschreven van zijn belastingen. Telewerken kan zelfs de kosten van kinderopvang of een fulltime babysitter elimineren. De virtuele medewerker kan werken zonder de afleiding van een druk kantoor. Hij zal niet worden gestoord door telefoontjes van collega's, roddels op kantoor of een last minute vergadering.

Er zijn ook nadelen aan een virtueel kantoor. Zelf werken is eenzaam en veel virtuele werknemers missen de kameraadschap van een kantoor. Thuis zijn er ook veel afleidingen, zoals de koelkast, de telefoon, internet, de kinderen en buurtzaken. Er is een gedisciplineerd persoon voor nodig om in een virtuele sfeer te kunnen werken.

Als een virtueel kantoor klinkt als een goed idee voor uw situatie, is het verstandig om al het nodige onderzoek te doen. Het opzetten van een virtueel kantoor kan duur zijn, omdat u alle benodigde hardware en software nodig hebt. Het zou ook een goed idee zijn om de fiscale implicaties voor zowel de werkgever als de werknemer te onderzoeken. In de meeste gevallen wegen de voordelen echter veel zwaarder dan de risico's.