Wat is een crediteurenboek?
Een crediteurenadministratie is een lijst met rekeningen met informatie over geld dat verschuldigd is aan leveranciers, leveranciers en andere bedrijven. Bedrijven gebruiken dit grootboek om kortlopende financiële verplichtingen te scheiden van het grootste deel van het grootboek. Bedrijven kunnen verschillende financiële rekeningen in hun crediteurenadministratie hebben, afhankelijk van de grootte van hun bedrijf. Grotere bedrijven maken meestal gebruik van accountants om hun crediteureninformatie te beheren.
Te betalen rekeningen zijn een zeer cyclisch proces in het boekhoudsysteem van het bedrijf. Accountants moeten bij het beheer van de crediteurenadministratie vaak veel papierwerk doornemen. Documenten voor te betalen externe rekeningen omvatten facturen van leveranciers of leveranciers, maandelijkse facturen en ander papierwerk dat betaling voor goederen of diensten vraagt. Informatie uit deze externe documenten is opgenomen in het crediteurenboek van de onderneming. De meeste bedrijven stellen vervaldatums in voor deze externe documenten. Controllers en boekhoudkundige supervisors zullen planningen uitvoeren vanuit het crediteurenstelsel van het bedrijf om te bepalen welke facturen momenteel moeten worden betaald.
Bedrijven gebruiken ook interne documenten om crediteurenadministratie-informatie te beheren. Inkooporders zijn het meest voorkomende interne document met betrekking tot het crediteurenstelsel van het bedrijf. Aankooporders bevatten specifieke informatie over geautoriseerde aankopen voor goederen of diensten. Deze informatie is opgenomen in het crediteurenboek van het bedrijf, zodat boekhoudkundige verkopersfacturen kunnen koppelen aan inkooporders. Door leveranciersfacturen te koppelen aan interne inkooporders, heeft het bedrijf alle benodigde papieren om de te betalen posten te vergelijken en te controleren. Aankooporders vormen ook een interne controle om de hoeveelheid ontvangen items, dollarbedragen voor producten en andere informatiematches overeen te komen met eerder overeengekomen informatie.
Het grootboek van het bedrijf omvat meestal een totaal van het crediteurenboek van het bedrijf. Informatie in het grootboek van het bedrijf wordt gebruikt om de jaarrekening van een bedrijf te maken. In plaats van veel informatie met betrekking tot bedrijfsactiviteiten op te nemen, gebruiken bedrijven subgrootboeken (zoals crediteuren) om gedetailleerde informatie buiten het grootboek te houden. Bedrijven zullen aan het einde van elke verslagperiode een jaarrekening opstellen op basis van de informatie in het grootboek.
Informatie over te betalen rekeningen wordt vermeld op de balans van de onderneming. Omdat te betalen rekeningen een verplichting tot financiële verplichting is, draagt de rekening normaal gesproken een creditsaldo. Rekeningen met creditsaldi in de boekhouding worden opgenomen in de passiva-informatie van de onderneming op hun balans. De crediteuren zijn een kortlopende verplichting en worden meestal opgenomen in de kortlopende verplichtingen van de onderneming. Externe zakelijke stakeholders vergelijken vaak de financiële verplichtingen van een bedrijf op korte termijn met activa op korte termijn. Deze vergelijking zal belanghebbenden helpen bepalen of het bedrijf voldoende geld heeft om vorderingen te betalen voor hun crediteuren.