Vad är en bokföringsbok?
En bokföringsbok är en lista över konton med information om pengar till leverantörer, leverantörer och andra företag. Företag använder denna huvudbok för att skilja korta finansiella åtaganden från huvuddelen av huvudboken. Företag kan ha flera olika finansiella konton i sin bokföringsbok, beroende på storleken på deras verksamhet. Större företag använder vanligtvis bokföringsmän för att hantera sina betalningsuppgifter.
Leverantörsskulder är en mycket cyklisk process i företagets redovisningssystem. Redovisningsansvariga måste ofta siktas genom stora mängder pappersarbete när man hanterar bokföringsbok. Dokument för externa konton som betalas inkluderar fakturor från leverantör eller leverantör, månadsräkningar och annat pappersarbete som begär betalning för varor eller tjänster. Information från dessa externa dokument finns i företagets bokföringsbok. De flesta företag fastställer betalningsdatum för dessa externa dokument. Controllers och bokföringsledare kommer att köra scheman från företagets redovisningssystem för att avgöra vilka fakturor som för närvarande kräver betalning.
Företag använder också interna dokument för att hantera information om bokföring till bokföring. Inköpsorder är det vanligaste interna dokumentet som hänför sig till företagets betalningssystem. Köporder innehåller specifik information om godkända inköp av varor eller tjänster. Denna information finns i företagets bokföringsbok, så att kontokontor kan matcha leverantörsfakturor till inköpsorder. Att matcha leverantörsfakturor till interna inköpsorder säkerställer att företaget har alla nödvändiga pappersarbete för att jämföra och granska betalningsföremål. Köporder representerar också en intern kontroll för att matcha mängden mottagna artiklar, dollarbelopp för produkter och annan information matchar tidigare överenskomna information.
Företagets huvudbok kommer vanligtvis att innehålla en sammanlagd summa av bolagets redovisningsbok. Information i företagets huvudbok används för att skapa ett företags finansiella rapporter. I stället för att inkludera stora mängder information som rör affärsverksamhet använder företag underbokar (t.ex. betalningsskyldigheter) för att hålla detaljerad information utanför huvudboken. Företagen kommer att utarbeta finansiella rapporter i slutet av varje redovisningsperiod baserat på informationen i huvudboken.
Uppgifter om leverantörsskulder listas i företagets balansräkning. Eftersom leverantörsskulder är en finansiell förpliktelseskuld kommer kontot normalt att ha en kreditbalans. Konton med kreditbalanser i redovisning ingår i bolagets skuldinformation i deras balansräkning. Leverantörsskulder är en kortfristig skuld och kommer vanligtvis att noteras i företagets kortfristiga skulder. Externa affärsaktörer jämför ofta ett företags kortfristiga ekonomiska åtaganden med kortfristiga tillgångar. Denna jämförelse hjälper intressenterna att avgöra om företaget har tillräckligt med pengar för att fordringar ska kunna betala för sina betalningar.