Vad är utgiftscykeln?
Utgiftscykeln är en typ av process som hjälper till att definiera vad som inträffar från den punkt som ett företag eller konsument beslutar att köp av en given vara eller tjänst är nödvändig till den punkt som köpet betalas i sin helhet. Antalet och typ av steg som ingår i cykeln kommer att variera, beroende på komplexiteten i att undersöka och i slutändan få tillstånd att göra köpet. Processen kan vidare vara komplicerad baserat på de policyer och förfaranden som är involverade i att bestämma när och hur man betalar in för dessa köp.
För många företag börjar utgiftscykeln med beviljande av tillstånd att göra ett visst köp. Vanligtvis måste den part som önskar köpa skicka in det som kallas en rekvisitionsformulär till en inköpsagent eller avdelning. Om agenten granskar rekvisitionen och upptäcker att den begärda artikeln ligger inom prissättningsriktlinjerna och budgetbegränsningarna för företaget, är nästa steg i cykeln att utfärda ett beställningsnummer. Vid den tidpunkten kan den som lämnade in den ursprungliga begäran kontakta den auktoriserade leverantören och placera beställningen och noggrant notera att det beställningsnummer som tilldelats av inköpsagenten ska inkluderas som en del av den information som finns på fakturan för beställningen.
När beställningen har placerats och den begärda artikeln levererats innebär nästa steg i utgiftscykeln att redovisa mottagandet av artikeln och tilldela kostnaden till en viss avdelning eller division inom företagets struktur. Beroende på vilken typ av företag som är inblandad kan föremålet placeras i en aktiv inventering tills den faktiskt betalas ut till en viss avdelning. Råvaror som används i skapandet av varor som företaget erbjuder till salu kan till exempel förvaras i ett förrådslager tills de släpps och laddas till den avdelning som fungerar som den första länken i tillverkningsprocessen.
De sista stegen i en utgiftscykel involverar schemaläggning av betalning för de köpta varorna. I vissa fall är cykeln mycket kort, som när betalningen måste anbuds vid leveransen. Vid andra tillfällen kan denna sista del av utgiftscykeln ordna aktuella utestående fakturor baserat på de förfallodatum som tilldelats av leverantörerna, med ett betalningsgrupp som granskar och godkänner varje faktura för betalning. Vid den tidpunkten är betalningen planerad att äga rum före eller efter det faktiska förfallodag som anges på fakturan. Beroende på företagets policy kan betalningen ske i form av en elektronisk överföring som görs till säljarens konto, eller en papperskontroll som är förberedd och skickas till den leveransadress som levereras av leverantören. Vanligtvis anses utgiftscykeln vara fullständig när betalningen har behandlats och rensat den utfärdande banken.