Jaký je výdajový cyklus?

Výdajový cyklus je typ procesu, který pomáhá definovat, co se děje z místa, že podnik nebo spotřebitel rozhodne, že nákup daného zboží nebo služby je nezbytný do té míry, že nákup je zaplacen v plném rozsahu. Počet a typ kroků zahrnutých v cyklu se bude lišit, na základě složitosti výzkumu a nakonec získání povolení k provedení nákupu. Tento proces může být dále komplikován na základě zásad a postupů, které se podílejí na rozhodování o tom, kdy a jak nabídnout platbu za tyto nákupy.

Pro mnoho společností začíná cyklus výdajů udělením povolení k provedení konkrétního nákupu. Strana, která si přeje provést nákup, musí obvykle předložit to, co je známo jako rekviziční formulář nákupnímu agentovi nebo oddělení. Pokud agent zkontroluje rekvizice a zjistí, že požadovaná položka je v rámci pokynů pro stanovení cen a rozpočtových omezení společnosti, další krok v cyklu zahrnujes Vydání čísla objednávky. V tomto okamžiku může strana, která předložila původní žádost, kontaktovat autorizovaného dodavatele a zadat objednávku, pečlivě poznamenat, že číslo objednávky přiřazené nákupním agentem musí být zahrnuto jako součást podrobnosti nalezených na faktuře pro objednávku.

Jakmile je objednávka zadána a požadovaná položka je doručena, další krok v cyklu výdajů zahrnuje účtování přijetí položky a přiřazení nákladů konkrétnímu oddělení nebo rozdělení do struktury společnosti. V závislosti na typu zúčastněné společnosti může být položka umístěna do aktivního inventáře, dokud není skutečně vyplacena konkrétnímu oddělení. Například suroviny použité při vytváření zboží, které společnost nabízí k prodejiIrst Link ve výrobním procesu.

Poslední kroky v cyklu výdajů zahrnují plánování platby za zakoupené zboží. V některých případech je cyklus velmi krátký, jako v době, kdy musí být platba v době doručení nabídnuta. Jindy může tato poslední část výdajového cyklu zařídit aktuální nesplacené faktury na základě splatných termínů přidělených dodavateli, přičemž účty splatný tým přezkoumává a schválí každou fakturu k platbě. V tomto okamžiku je naplánována platba, která se bude konat k skutečnému datu splatnosti uvedeného na faktuře. V závislosti na zásadách společnosti může být tato platba ve formě elektronického přenosu provedeného na účet dodavatele nebo kontrolu papíru, která je připravena a zaslána na adresu remitence dodanou prodejcem. Po zpracování platby se obvykle považuje cyklus výdajů a vymaže vydávající banku.