Co je výdajový cyklus?

Výdajový cyklus je druh procesu, který pomáhá definovat, co se děje od okamžiku, kdy se podnik nebo spotřebitel rozhodne, že nákup daného zboží nebo služby je nezbytný, až do okamžiku, kdy je nákup plně uhrazen. Počet a typ kroků zahrnutých do cyklu se bude lišit v závislosti na složitosti zkoumání a nakonec získání povolení k provedení nákupu. Tento proces může být dále komplikován na základě zásad a postupů, které se podílejí na rozhodování, kdy a jak nabídnout platbu za tyto nákupy.

Pro mnoho společností začíná výdajový cyklus udělením povolení k provedení konkrétního nákupu. Strana, která chce uskutečnit nákup, musí obvykle předložit nákupnímu agentovi nebo oddělení tzv. Formulář žádosti. Pokud agent zkontroluje žádost a zjistí, že požadovaná položka spadá do cenových směrnic a rozpočtových omezení společnosti, dalším krokem v cyklu je vydání čísla objednávky. V tomto okamžiku může strana, která podala původní žádost, kontaktovat autorizovaného prodejce a zadat objednávku, přičemž pečlivě poznamenává, že číslo objednávky přiřazené nákupním agentem musí být zahrnuto jako součást podrobností uvedených na faktuře za objednávku.

Jakmile je objednávka zadána a požadovaná položka je doručena, dalším krokem výdajového cyklu je účtování přijetí položky a přiřazení nákladů konkrétnímu oddělení nebo divizi v rámci struktury společnosti. V závislosti na typu zapojené společnosti může být položka umístěna do aktivního inventáře, dokud není skutečně vyplacena konkrétnímu oddělení. Například suroviny použité při výrobě zboží, které společnost nabízí k prodeji, mohou být skladovány ve firemním skladu, dokud nejsou uvolněny a účtovány oddělení, které slouží jako první článek výrobního procesu.

Poslední kroky výdajového cyklu zahrnují plánování plateb za nakoupené zboží. V některých případech je cyklus velmi krátký, jako když je třeba nabídnout platbu v době dodání. Jindy může tato poslední část výdajového cyklu zařídit stávající nezaplacené faktury na základě termínů splatnosti stanovených prodejci, přičemž tým splatných účtů kontroluje a schvaluje každou fakturu k platbě. V tomto okamžiku je platba naplánována na uskutečnění v nebo před skutečným datem splatnosti uvedeným na faktuře. V závislosti na podnikových zásadách může být tato platba ve formě elektronického převodu na účet prodávajícího nebo v papírové šeře, která je připravena a zaslána na zasílací adresu dodanou prodejcem. Obvykle se výdajový cyklus považuje za dokončený, jakmile je platba zpracována a zúčtuje vydávající banku.