Qual è il ciclo di spesa?
Il ciclo di spesa è un tipo di processo che aiuta a definire ciò che accade dal momento in cui un'azienda o un consumatore decidono che l'acquisto di un determinato bene o servizio è necessario al punto in cui l'acquisto viene pagato per intero. Il numero e il tipo di passaggi inclusi nel ciclo varieranno, in base alla complessità della ricerca e alla fine ottenere l'autorizzazione per effettuare l'acquisto. Il processo può essere ulteriormente complicato in base alle politiche e procedure che sono coinvolte nel decidere quando e come effettuare il pagamento per tali acquisti.
Per molte aziende, il ciclo di spesa inizia con la concessione dell'autorizzazione per effettuare un determinato acquisto. In genere, la parte che desidera effettuare l'acquisto deve inviare a un agente o reparto acquisti ciò che è noto come modulo di richiesta. Se l'agente esamina la richiesta e rileva che l'articolo richiesto rientra nelle linee guida sui prezzi e nelle restrizioni di bilancio dell'azienda, il passaggio successivo del ciclo prevede l'emissione di un numero di ordine di acquisto. A quel punto, la parte che ha inviato la richiesta originale può contattare il venditore autorizzato e inoltrare l'ordine, osservando attentamente che il numero dell'ordine di acquisto assegnato dall'agente acquisti deve essere incluso come parte dei dettagli trovati sulla fattura per l'ordine.
Una volta effettuato l'ordine e consegnato l'articolo richiesto, il passaggio successivo nel ciclo di spesa prevede la contabilizzazione della ricevuta dell'articolo e l'assegnazione del costo a un dipartimento o divisione specifico all'interno della struttura aziendale. A seconda del tipo di azienda coinvolta, l'articolo può essere inserito in un inventario attivo fino a quando non viene effettivamente erogato a un reparto specifico. Ad esempio, le materie prime utilizzate nella creazione di beni che l'azienda offre in vendita possono essere conservate in un magazzino aziendale fino a quando non vengono rilasciate e addebitate al dipartimento che funge da primo anello del processo di produzione.
Le fasi finali di un ciclo di spesa prevedono la programmazione del pagamento per i beni acquistati. In alcuni casi, il ciclo è molto breve, come in quando il pagamento deve essere offerto al momento della consegna. Altre volte, questa parte finale del ciclo di spesa può organizzare le fatture correnti in corso in base alle date di scadenza assegnate dai fornitori, con un team addetto alla contabilità che esamina e approva ogni fattura per il pagamento. A quel punto, il pagamento è programmato per avvenire alla data di scadenza effettiva indicata nella fattura. A seconda delle politiche aziendali, tale pagamento può essere sotto forma di un trasferimento elettronico effettuato sul conto del venditore o di un assegno cartaceo che viene preparato e inviato all'indirizzo di rimessa fornito dal venditore. In genere, il ciclo di spesa è considerato completo una volta che il pagamento è stato elaborato e ha autorizzato la banca emittente.