Qual é o ciclo de despesas?
O ciclo de despesas é um tipo de processo que ajuda a definir o que ocorre a partir do ponto em que um negócio ou consumidor decide que a compra de um determinado bem ou serviço é necessário a ponto de a compra ser paga integralmente. O número e o tipo de etapas incluídos no ciclo variarão, com base na complexidade da pesquisa e, finalmente, obtendo permissão para fazer a compra. O processo pode ser ainda complicado com base nas políticas e procedimentos envolvidos na decisão de quando e como conceder pagamento por essas compras.
Para muitas empresas, o ciclo de despesas começa com a concessão de permissão para fazer uma compra específica. Normalmente, a parte que deseja fazer a compra deve enviar o que é conhecido como formulário de requisição a um agente ou departamento de compras. Se o agente analisar a requisição e descobrir que o item solicitado está dentro das diretrizes de preços e restrições orçamentárias da empresa, a próxima etapa do ciclo envolveé a emissão de um número de pedido de compra. Nesse ponto, a parte que enviou a solicitação original pode entrar em contato com o fornecedor autorizado e fazer o pedido, observando cuidadosamente que o número do pedido de compra atribuído pelo agente de compras deve ser incluído como parte dos detalhes encontrados na fatura do pedido.
Depois que o pedido é feito e o item solicitado é entregue, a próxima etapa do ciclo de despesas envolve a contabilização do recebimento do item e a atribuição do custo a um departamento ou divisão específico dentro da estrutura da empresa. Dependendo do tipo de empresa envolvida, o item pode ser colocado em um inventário ativo até que seja realmente desembolsado para um departamento específico. Por exemplo, as matérias -primas usadas na criação de mercadorias que a empresa oferecem à venda podem ser realizadas em um armazém da empresa até que sejam libertadas e acusadas do departamento que serve como fÚltimo link no processo de fabricação.
As etapas finais de um ciclo de despesas envolvem o agendamento de pagamento para as mercadorias adquiridas. Em alguns casos, o ciclo é muito curto, como quando o pagamento deve ser concedido no momento da entrega. Outras vezes, esta parte final do ciclo de despesas pode organizar faturas atuais em circulação com base nas datas de vencimento atribuídas pelos fornecedores, com uma equipe de contas a pagar revisando e aprovando cada fatura para pagamento. Nesse ponto, o pagamento está programado para ocorrer antes da data de vencimento real listada na fatura. Dependendo das políticas da empresa, esse pagamento pode estar na forma de uma transferência eletrônica feita para a conta do fornecedor ou uma verificação em papel que é preparada e enviada para o endereço de remessa fornecido pelo fornecedor. Normalmente, o ciclo de despesas é considerado completo depois que o pagamento foi processado e libertar o banco emissor.