O que é o ciclo de despesas?

O ciclo de despesas é um tipo de processo que ajuda a definir o que ocorre a partir do ponto em que uma empresa ou consumidor decide que a compra de um determinado bem ou serviço é necessária até o ponto em que a compra é paga integralmente. O número e o tipo de etapas incluídas no ciclo variarão, com base na complexidade da pesquisa e, finalmente, na obtenção de permissão para fazer a compra. O processo pode ser ainda mais complicado com base nas políticas e procedimentos envolvidos na decisão de quando e como licitar o pagamento para essas compras.

Para muitas empresas, o ciclo de despesas começa com a concessão de permissão para fazer uma compra específica. Normalmente, a parte que deseja fazer a compra deve enviar o que é conhecido como formulário de requisição a um agente ou departamento de compras. Se o agente revisar a requisição e constatar que o item solicitado está dentro das diretrizes de preços e restrições orçamentárias da empresa, a próxima etapa do ciclo envolve a emissão de um número de pedido de compra. Nesse ponto, a parte que enviou a solicitação original pode entrar em contato com o fornecedor autorizado e fazer o pedido, observando cuidadosamente que o número do pedido de compra atribuído pelo agente de compras deve ser incluído como parte dos detalhes encontrados na fatura do pedido.

Depois que o pedido é feito e o item solicitado é entregue, a próxima etapa do ciclo de despesas envolve contabilizar o recebimento do item e atribuir o custo a um departamento ou divisão específica da estrutura da empresa. Dependendo do tipo de empresa envolvida, o item pode ser colocado em um estoque ativo até ser realmente desembolsado para um departamento específico. Por exemplo, as matérias-primas usadas na criação de mercadorias que a empresa oferece para venda podem ser mantidas em um armazém da empresa até serem liberadas e cobradas no departamento que serve como o primeiro elo no processo de fabricação.

As etapas finais de um ciclo de despesas envolvem a programação de pagamento para as mercadorias adquiridas. Em alguns casos, o ciclo é muito curto, como quando o pagamento deve ser oferecido no momento da entrega. Em outros momentos, essa parte final do ciclo de despesas pode organizar as faturas pendentes atuais com base nas datas de vencimento atribuídas pelos fornecedores, com uma equipe de contas a pagar revisando e aprovando cada fatura para pagamento. Nesse momento, o pagamento está programado para ocorrer na data de vencimento real ou antes listada na fatura. Dependendo das políticas da empresa, esse pagamento pode ser na forma de uma transferência eletrônica feita para a conta do fornecedor ou um cheque em papel preparado e enviado por correio para o endereço de remessa fornecido pelo fornecedor. Normalmente, o ciclo de despesas é considerado completo após o processamento do pagamento e a liberação do banco emissor.