Hva er utgiftssyklusen?

Utgiftssyklusen er en type prosess som hjelper til med å definere hva som skjer fra det punktet at en virksomhet eller forbruker bestemmer at kjøpet av en gitt vare eller tjeneste er nødvendig til det punktet at kjøpet betales for fullt. Antall og type trinn som er inkludert i syklusen vil variere, basert på kompleksiteten i å forske og til slutt få tillatelse til å gjøre kjøpet. Prosessen kan videre være komplisert basert på retningslinjene og prosedyrene som er involvert i å avgjøre når og hvordan de skal tilby betaling for disse kjøpene.

For mange selskaper begynner utgiftssyklusen med å gi tillatelse til å foreta et bestemt kjøp. Vanligvis må den parten som ønsker å kjøpe, sende inn det som kalles rekvisisjonsskjema til en innkjøpsagent eller avdeling. Hvis agenten vurderer rekvisisjonen og finner ut at den forespurte varen er innenfor retningslinjene for prisfastsettelse og budsjettmessige begrensninger for selskapet, innebærer neste trinn i syklusen utstedelse av et innkjøpsordrenummer. På det tidspunktet kan den som sendte inn den opprinnelige forespørselen kontakte den autoriserte leverandøren og legge inn bestillingen, nøye merke seg at innkjøpsordrenummeret som er tilordnet av innkjøpsagenten, skal inkluderes som en del av detaljene som finnes på fakturaen for ordren.

Når ordren er bestilt og den forespurte varen er levert, innebærer det neste trinnet i utgiftssyklusen å regnskapsføre mottak av varen og tilordne kostnadene til en spesifikk avdeling eller divisjon i virksomhetsstrukturen. Avhengig av hvilken type virksomhet det er snakk om, kan varen plasseres i et aktivt lager før det faktisk blir utbetalt til en bestemt avdeling. For eksempel kan råvarer som brukes i opprettelsen av varer som selskapet tilbyr for salg, oppbevares i et selskapslager til de frigjøres og belastes avdelingen som fungerer som den første koblingen i produksjonsprosessen.

De siste trinnene i en utgiftssyklus innebærer planlegging av betaling for de kjøpte varene. I noen tilfeller er syklusen veldig kort, som når betaling må anbudes på leveringstidspunktet. Andre ganger kan denne endelige delen av utgiftssyklusen ordne gjeldende utestående fakturaer basert på forfallsdatoene som er tildelt av leverandører, med et betalt team som gjennomgår og godkjenner hver faktura for betaling. På det tidspunktet er betalingen planlagt å skje på eller før den faktiske forfallsdato som er oppført på fakturaen. Avhengig av selskapets policyer, kan denne betalingen være i form av en elektronisk overføring til leverandørens konto, eller en papirsjekk som er utarbeidet og sendt til mottakeradressen som leveres av leverandøren. Typisk anses utgiftssyklusen som fullført når betalingen er behandlet og har tømt den utstedende banken.