Was ist der Ausgabenzyklus?
Der Ausgabenzyklus ist eine Art Prozess, mit dessen Hilfe definiert werden kann, was von dem Zeitpunkt an geschieht, an dem ein Unternehmen oder Verbraucher entscheidet, dass der Kauf einer bestimmten Ware oder Dienstleistung erforderlich ist, bis der Kauf vollständig bezahlt ist. Die Anzahl und Art der im Zyklus enthaltenen Schritte hängt von der Komplexität der Recherche und der Erteilung der Genehmigung zum Kauf ab. Der Prozess kann weiter kompliziert sein, basierend auf den Richtlinien und Verfahren, die bei der Entscheidung, wann und wie die Zahlung für diese Käufe angeboten wird, beteiligt sind.
Für viele Unternehmen beginnt der Ausgabenzyklus mit der Erteilung der Erlaubnis für einen bestimmten Einkauf. In der Regel muss die Partei, die den Kauf tätigen möchte, einem Einkäufer oder einer Abteilung ein sogenanntes Anforderungsformular vorlegen. Wenn der Agent die Anforderung überprüft und feststellt, dass der angeforderte Artikel den Preisrichtlinien und Budgetbeschränkungen des Unternehmens entspricht, wird im nächsten Schritt des Zyklus eine Bestellnummer vergeben. Zu diesem Zeitpunkt kann sich die Partei, die die ursprüngliche Anfrage eingereicht hat, an den autorisierten Verkäufer wenden und die Bestellung aufgeben. Dabei ist zu beachten, dass die vom Einkäufer zugewiesene Bestellnummer als Teil der auf der Rechnung für die Bestellung angegebenen Details anzugeben ist.
Sobald der Auftrag erteilt und der angeforderte Artikel geliefert wurde, müssen Sie im nächsten Schritt des Ausgabenzyklus den Eingang des Artikels abrechnen und die Kosten einer bestimmten Abteilung oder Abteilung innerhalb der Unternehmensstruktur zuordnen. Je nach Art des Unternehmens kann der Artikel in ein aktives Inventar aufgenommen werden, bis er tatsächlich an eine bestimmte Abteilung ausgezahlt wird. Beispielsweise können Rohstoffe, die für die Erstellung von Waren verwendet werden, die das Unternehmen zum Verkauf anbietet, in einem Unternehmenslager aufbewahrt werden, bis sie freigegeben und der Abteilung belastet werden, die als erstes Glied im Herstellungsprozess dient.
Die letzten Schritte in einem Ausgabenzyklus beinhalten die Planung der Zahlung für die gekaufte Ware. In einigen Fällen ist der Zyklus sehr kurz, da die Zahlung zum Zeitpunkt der Lieferung erfolgen muss. Zu anderen Zeiten kann dieser letzte Teil des Ausgabenzyklus aktuelle ausstehende Rechnungen basierend auf den von den Lieferanten zugewiesenen Fälligkeitsterminen arrangieren, wobei ein Kreditorenteam jede Rechnung überprüft und zur Zahlung freigibt. Zu diesem Zeitpunkt soll die Zahlung am oder vor dem auf der Rechnung angegebenen tatsächlichen Fälligkeitsdatum erfolgen. Abhängig von den Unternehmensrichtlinien kann diese Zahlung in Form einer elektronischen Überweisung auf das Konto des Verkäufers oder eines Papierschecks erfolgen, der vorbereitet und an die vom Verkäufer angegebene Überweisungsadresse gesendet wird. In der Regel wird der Ausgabenzyklus als abgeschlossen betrachtet, sobald die Zahlung verarbeitet und die ausstellende Bank freigegeben wurde.