Wat is de uitgavencyclus?
De uitgavencyclus is een soort proces dat helpt om te bepalen wat er gebeurt vanaf het moment dat een bedrijf of consument besluit dat de aankoop van een bepaald goed of dienst noodzakelijk is tot het moment dat de aankoop volledig is betaald. Het aantal en type stappen binnen de cyclus zal variëren, afhankelijk van de complexiteit van onderzoek en uiteindelijk het verkrijgen van toestemming om de aankoop te doen. Het proces kan verder gecompliceerd zijn op basis van het beleid en de procedures die zijn betrokken bij de beslissing wanneer en hoe de betaling voor die aankopen wordt aanbesteed.
Voor veel bedrijven begint de uitgavencyclus met het verlenen van toestemming om een bepaalde aankoop te doen. Doorgaans moet de partij die de aankoop wenst te doen een zogenaamd aanvraagformulier indienen bij een inkoopagent of -afdeling. Als de agent de aanvraag beoordeelt en constateert dat het gevraagde artikel binnen de prijsrichtlijnen en budgettaire beperkingen van het bedrijf valt, omvat de volgende stap in de cyclus de uitgifte van een inkoopordernummer. Op dat moment kan de partij die het oorspronkelijke verzoek heeft ingediend contact opnemen met de geautoriseerde verkoper en de bestelling plaatsen, waarbij hij zorgvuldig opmerkt dat het inkoopordernummer dat door de inkoopagent is toegewezen, moet worden opgenomen als onderdeel van het detail op de factuur voor de bestelling.
Nadat de bestelling is geplaatst en het gevraagde artikel is afgeleverd, omvat de volgende stap in de uitgavencyclus de ontvangst van het artikel en de toewijzing van de kosten aan een specifieke afdeling of divisie binnen de bedrijfsstructuur. Afhankelijk van het type betrokken bedrijf, kan het artikel in een actieve inventaris worden geplaatst totdat het daadwerkelijk aan een specifieke afdeling wordt uitbetaald. Grondstoffen die bijvoorbeeld worden gebruikt bij de creatie van goederen die het bedrijf te koop aanbiedt, kunnen in een bedrijfsmagazijn worden bewaard tot ze worden vrijgegeven en in rekening worden gebracht bij de afdeling die als eerste schakel in het productieproces dient.
De laatste stappen in een uitgavencyclus omvatten het plannen van de betaling voor de gekochte goederen. In sommige gevallen is de cyclus erg kort, zoals wanneer de betaling moet worden aangeboden op het moment van levering. Op andere momenten kan dit laatste deel van de uitgavencyclus lopende openstaande facturen regelen op basis van de vervaldatums die door leveranciers zijn toegewezen, waarbij een team van crediteuren elke factuur controleert en goedkeurt voor betaling. Op dat moment vindt de betaling plaats op of vóór de feitelijke vervaldatum die op de factuur wordt vermeld. Afhankelijk van het bedrijfsbeleid kan die betaling de vorm aannemen van een elektronische overschrijving naar de rekening van de verkoper, of een papieren cheque die wordt opgesteld en per post wordt verzonden naar het door de verkoper opgegeven afleveradres. Doorgaans wordt de uitgavencyclus als voltooid beschouwd nadat de betaling is verwerkt en de uitgevende bank is vrijgegeven.