¿Cuál es el ciclo de gastos?
El ciclo de gastos es un tipo de proceso que ayuda a definir lo que ocurre desde el punto de que una empresa o consumidor decide que la compra de un bien o servicio dado es necesario hasta el punto de que la compra se paga en su totalidad. El número y el tipo de pasos incluidos dentro del ciclo variarán, en función de la complejidad de la investigación y, en última instancia, obtener permiso para realizar la compra. El proceso puede ser complicado en función de las políticas y procedimientos que están involucrados en decidir cuándo y cómo presentar el pago de esas compras.
Para muchas empresas, el ciclo de gastos comienza con la concesión de permiso para realizar una compra en particular. Por lo general, la parte que desee realizar la compra debe enviar lo que se conoce como un formulario de solicitud a un agente o departamento de compras. Si el agente revisa la solicitud y considera que el artículo solicitado está dentro de las pautas de precios y las restricciones presupuestarias de la Compañía, el siguiente paso en el ciclo involucras La emisión de un número de orden de compra. En ese momento, la parte que presentó la solicitud original puede contactar al proveedor autorizado y realizar el pedido, señalando cuidadosamente que el número de orden de compra asignado por el agente de compras se debe incluir como parte del detalle encontrado en la factura para el pedido.
Una vez que se realiza el pedido y se entrega el artículo solicitado, el siguiente paso en el ciclo de gastos implica tener en cuenta la recepción del artículo y asignar el costo a un departamento o división específica dentro de la estructura de la empresa. Dependiendo del tipo de empresa involucrada, el artículo puede colocarse en un inventario activo hasta que realmente se desembolse a un departamento específico. Por ejemplo, las materias primas utilizadas en la creación de bienes que la compañía ofrece a la venta se puede llevar a cabo en un almacén de la compañía hasta que sean liberadas y cargadas al departamento que sirve como FEnlace primero en el proceso de fabricación.
Los pasos finales en un ciclo de gastos implican la programación del pago de los bienes comprados. En algunos casos, el ciclo es muy corto, como cuando el pago debe presentarse al momento de la entrega. En otras ocasiones, esta parte final del ciclo de gastos puede organizar las facturas pendientes actuales en función de las fechas de vencimiento asignadas por los proveedores, con un equipo de cuentas por pagar revisando y aprobando cada factura para el pago. En ese momento, el pago está programado para la fecha de vencimiento real o antes de la factura. Dependiendo de las políticas de la empresa, ese pago puede ser en forma de una transferencia electrónica realizada a la cuenta del proveedor, o un cheque en papel que se prepara y se envía por correo a la dirección de remesas suministrada por el proveedor. Por lo general, el ciclo de gasto se considera completo una vez que el pago se ha procesado y ha eliminado el banco emisor.