Qu'est-ce qu'un grand livre des comptes fournisseurs?
Un grand livre des comptes fournisseurs est une liste de comptes avec des informations relatives aux sommes dues aux fournisseurs, fournisseurs et autres entreprises. Les entreprises utilisent ce grand livre pour séparer les obligations financières à court terme de la majeure partie de son grand livre. Les entreprises peuvent avoir plusieurs comptes financiers différents dans leur livre des comptes fournisseurs, en fonction de la taille de leur entreprise. Les grandes entreprises ont généralement recours à des commis à la comptabilité pour gérer leurs informations de comptes fournisseurs.
La comptabilité fournisseurs est un processus très cyclique dans le système comptable de l'entreprise. Les commis à la comptabilité doivent souvent passer au travers de nombreux papiers lors de la gestion du grand livre des comptes fournisseurs. Les documents de comptes fournisseurs externes comprennent les factures du fournisseur ou du fournisseur, les factures mensuelles et autres documents demandant le paiement de biens ou de services. Les informations de ces documents externes sont contenues dans le grand livre des comptes fournisseurs de la société. La plupart des entreprises fixent des dates d'échéance de paiement pour ces documents externes. Les contrôleurs et les superviseurs comptables exécuteront des plannings à partir du système de comptabilité fournisseurs de la société pour déterminer quelles factures nécessitent actuellement un paiement.
Les entreprises utilisent également des documents internes pour gérer les informations du grand livre des comptes fournisseurs. Les bons de commande constituent le document interne le plus courant relatif au système de comptabilité fournisseurs de la société. Les bons de commande contiennent des informations spécifiques concernant les achats autorisés de biens ou de services. Cette information est contenue dans le grand livre des comptes fournisseurs de l'entreprise afin que les commis à la comptabilité puissent faire correspondre les factures des fournisseurs aux commandes d'achat. Le rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande internes garantit que la société dispose de tous les documents nécessaires pour comparer et examiner les postes de comptes fournisseurs. Les bons de commande représentent également un contrôle interne permettant de faire correspondre la quantité d'articles reçus, les montants en dollars des produits et d'autres informations correspondant aux informations précédemment convenues.
Le grand livre de la société comprendra généralement un total global du grand livre des comptes fournisseurs de la société. Les informations contenues dans le grand livre de la société sont utilisées pour créer les états financiers de la société. Plutôt que d’inclure une quantité importante d’informations relatives aux opérations commerciales, les entreprises utilisent des grands livres auxiliaires (tels que les comptes créditeurs) pour conserver des informations détaillées en dehors du grand livre. Les sociétés prépareront des états financiers à la fin de chaque période comptable sur la base des informations contenues dans le grand livre.
Les informations sur les comptes créditeurs sont inscrites au bilan de la société. Les comptes fournisseurs étant un passif financier, le compte porte normalement un solde créditeur. Les comptes avec soldes créditeurs en comptabilité sont inclus dans les informations de passif de la société dans leur bilan. Les comptes créditeurs constituent un passif à court terme et seront généralement énumérés dans le passif actuel de la société. Les parties prenantes externes des entreprises comparent souvent les obligations financières à court terme d'une entreprise aux actifs à court terme. Cette comparaison aidera les parties prenantes à déterminer si la société dispose de suffisamment d’argent pour que les débiteurs puissent payer leurs comptes créditeurs.