Co to jest księga zobowiązań?
Księga zobowiązań to lista kont z informacjami dotyczącymi pieniędzy należnych dostawcom, dostawcom i innym firmom. Firmy używają tej księgi do oddzielania krótkoterminowych zobowiązań finansowych od głównej części księgi głównej. Firmy mogą mieć kilka różnych kont finansowych w swoich księgach zobowiązań, w zależności od wielkości ich działalności. Większe firmy zwykle zatrudniają pracowników księgowych do zarządzania informacjami o swoich zobowiązaniach.
Rozrachunki z dostawcami to bardzo cykliczny proces w systemie księgowym firmy. Urzędnicy księgowi często muszą przeszukiwać mnóstwo dokumentów podczas zarządzania księgą zobowiązań. Zewnętrzne dokumenty do zapłaty obejmują faktury od dostawcy lub dostawcy, rachunki miesięczne i inne formalności związane z żądaniem zapłaty za towary lub usługi. Informacje z tych dokumentów zewnętrznych są zawarte w księdze zobowiązań spółki. Większość firm ustala terminy płatności tych dokumentów zewnętrznych. Administratorzy i nadzorcy księgowi będą uruchamiać harmonogramy z systemu zobowiązań firmy w celu ustalenia, które faktury wymagają płatności.
Firmy używają również wewnętrznych dokumentów do zarządzania informacjami z księgi zobowiązań. Zamówienia są najczęstszym dokumentem wewnętrznym związanym z systemem zobowiązań firmy. Zamówienia zakupu zawierają szczegółowe informacje dotyczące autoryzowanych zakupów towarów lub usług. Informacje te są zawarte w księdze zobowiązań firmy, dzięki czemu pracownicy księgowi mogą dopasowywać faktury od dostawców do zamówień zakupu. Dopasowanie faktur od dostawcy do wewnętrznych zamówień zakupu zapewnia firmie wszelkie niezbędne formalności w celu porównania i przeglądu pozycji do zapłaty. Zamówienia zakupu stanowią również kontrolę wewnętrzną w celu dopasowania ilości otrzymanych produktów, kwot w dolarach dla produktów, a inne informacje odpowiadają wcześniej uzgodnionym informacjom.
Księga główna firmy zazwyczaj zawiera zagregowaną sumę księgi zobowiązań spółki. Informacje w księdze głównej firmy służą do tworzenia sprawozdań finansowych firmy. Zamiast zawierać duże ilości informacji związanych z operacjami biznesowymi, firmy używają ksiąg pomocniczych (takich jak zobowiązania) do przechowywania szczegółowych informacji poza księgą główną. Spółki będą sporządzać sprawozdania finansowe na koniec każdego okresu obrachunkowego na podstawie informacji zawartych w księdze głównej.
Informacje o zobowiązaniach do zapłaty są wymienione w bilansie spółki. Ponieważ zobowiązania są zobowiązaniami finansowymi, na rachunku zwykle znajduje się saldo kredytu. Rachunki z saldami kredytowymi w rachunkowości są zawarte w informacjach o zobowiązaniach spółki w ich bilansie. Zobowiązania z tytułu zobowiązań są zobowiązaniem krótkoterminowym i zwykle będą wykazywane w bieżących zobowiązaniach spółki. Zewnętrzni interesariusze często porównują krótkoterminowe zobowiązania finansowe firmy z aktywami krótkoterminowymi. To porównanie pomoże zainteresowanym stronom ustalić, czy firma ma wystarczającą ilość pieniędzy na należności, aby spłacić swoje zobowiązania.