Wat is een afspraakbrief?

Een afspraakbrief is een document dat een werkgever uitbreidt naar een nieuwe werknemer. Meer specifiek informeert een aanstellingsbrief een sollicitant dat hij of zij is benoemd in een bepaalde functie. In de inhoud van de brief zijn kwesties opgenomen met betrekking tot de afspraak, zoals een startdatum en het aangeboden salaris. Voordelen zoals verzekering en vakantiedagen worden ook besproken in een afspraakbrief. Andere werknemers, zoals een vrijwilliger of een stagiair, kunnen ook een aanstellingsbrief ontvangen nadat ze naar een functie bij een organisatie hebben gesolliciteerd.

Terwijl ze zich bezighouden met het aannemen van werknemers, screenen werkgevers meestal meerdere sollicitanten voordat ze tot een definitieve beslissing komen over wie ze aannemen. Zodra die beslissing is genomen, neemt een werkgever contact op met een geselecteerde sollicitant om een ​​aanbod voor een baan te verlengen. Hoewel nieuwe medewerkers vaak telefonisch op de hoogte worden gebracht van de beslissing van een werkgever, ontvangen velen in plaats daarvan een afspraakbrief met volledige informatie over de functie. In veel gevallen gaat een telefoongesprek vooraf aan een officiële brief, waarbij de laatste als een meer officiële of formele kennisgeving wordt beschouwd.

Dergelijke brieven worden uitgebreid tot voltijdse en deeltijdse werknemers, evenals wanneer een bedrijf tijdelijke werknemers in dienst neemt. De meeste afspraakbrieven verschillen in de exacte formulering die wordt gebruikt, maar ze bieden allemaal een officiële aankondiging van het dienstverband. Professionele brieven worden opgesteld op het briefhoofd van het bedrijf en bevatten de volledige naam van de nieuwe werknemer. Een salaris wordt specifiek vermeld in een aanstellingsbrief, evenals betaaldata en eventuele voordelen die worden aangeboden onder de arbeidsvoorwaarden. Hoewel het de werkgever is die de benoemingsbrief uitbreidt naar een aanvrager, is het het bedrijfsbeleid van sommige werkgevers om de benoemingsambtenaar niet te overwegen totdat de ontvanger de brief ondertekent, dateert en retourneert, zelfs als er al een mondelinge aanvaarding is gedaan.

In sommige gevallen kan een afspraakbrief ook worden uitgebreid voor stagiaires of vrijwilligers die naar een bepaalde functie hebben gesolliciteerd. Een vrijwilliger die zich kandidaat stelt voor een mentorprogramma dat wordt gefaciliteerd door een NGO of een non-profitbureau, kan bijvoorbeeld een afspraakbrief ontvangen na het indienen van een aanvraag en het ondergaan van een screeningproces door het personeel van dat bureau. In een dergelijk geval zal een afspraakbrief informatie bevatten over de vrijwilligerspositie, zoals het aantal uren dat elke maand nodig is en de regels van dat programma. Net als bij een dergelijke zakelijke brief, zou een vrijwilliger de brief ondertekenen en dateren voordat hij deze terugstuurt als de functie wordt geaccepteerd.