Vad är ett utnämningsbrev?

Ett utnämningsbrev är ett dokument som en arbetsgivare sträcker sig till en ny anställd. Speciellt informerar ett utnämningsbrev en sökande att hon eller han har utsetts till en viss position. I innehållet i brevet ingår frågor i relation till utnämningen, till exempel ett startdatum och den lön som erbjuds. Fördelar som försäkring och semesterdagar diskuteras också i ett avtalstidningsbrev. Andra arbetare, t.ex. en volontär eller en praktikant, kan också få ett utnämningsbrev efter att ha ansökt om en tjänst hos en organisation.

När de arbetar med att anställa anställda screenar arbetsgivare vanligtvis flera sökande innan de fattar ett slutligt beslut om vem de ska anställa. När detta beslut har fattats kontaktar en arbetsgivare en utvald sökande för att utvidga ett anställningsbjudande. Medan nyanställningar ofta meddelas telefoniskt om en arbetsgivares beslut, får många ett mötebrev med fullständig information om tjänsten istället. I många fall föregår ett telefonsamtal ett officiellt brev där det senare betraktas som en mer officiell eller formell anmälan.

Brev av denna art utvidgas till heltids- och deltidsanställda, samt när ett företag anställer tillfälliga anställda. De flesta utnämningsbrev varierar i den exakta formuleringen som används, men alla erbjuder ett officiellt tillkännagivande om anställning. Yrkesbrev skrivs ut på företagets brevhuvud och innehåller den nya anställdes fulla namn. En lön anges specifikt i ett utnämningsbrev, samt lönedatum och eventuella förmåner som erbjuds enligt anställningsvillkoren. Även om det är arbetsgivaren som utvidgar utnämningsbrevet till en sökande, är det affärspolitiken för vissa arbetsgivare att inte överväga utnämningen förrän mottagaren undertecknar, datum och returnerar brevet även om ett muntligt godkännande redan har gjorts.

I vissa fall kan ett utnämningsbrev också utvidgas till praktikanter eller frivilliga som har ansökt om en viss tjänst. Till exempel kan en volontär som ansöker om att gå med i ett mentorprogram som underlättas av en icke-statlig organisation eller en ideell byrå få ett möte efter att ha lämnat in en ansökan och genomgått en screeningprocess av byråns personal. I ett sådant fall kommer ett tidningsbrev att innehålla information om volontärställningen, såsom antalet timmar som krävs varje månad och reglerna för det programmet. Liksom med en affärsbrev av denna typ, skulle en volontär underteckna och datera brevet innan han returnerar det om tjänsten accepteras.