Wat is een samenvatting?
Managementsamenvattingen zijn korte overzichten van meer gedetailleerde documenten die in het bedrijfsleven worden gebruikt. Een samenvatting kan worden opgesteld om een snelle samenvatting te geven van een driemaandelijks financieel rapport, een voorstel of voortgangsrapport met betrekking tot een aankomend project. De belangrijkste functie van dit type document is het mogelijk te maken om snel de belangrijkste feiten of punten met betrekking tot het grotere document te bekijken zonder dat u een aanzienlijke hoeveelheid gegevens moet doorlezen.
Hoewel er enkele overeenkomsten zijn tussen de samenvatting en een samenvatting of een schets, is de functie van elk van deze documenten heel anders. Een schets is normaal gesproken een voorloper van het grotere voorstel of informatieve document en dient als richtlijn voor het maken van dat grotere document. De samenvatting is, net als de samenvatting, een document dat is opgesteld nadat het grotere document is voltooid, maar is meestal korter en niet zo gedetailleerd als de samenvatting. Bovendien kan de samenvatting technische taal bevatten die normaal wordt uitgesloten van de samenvatting.
Een goed samengevatte samenvatting is meestal drie tot twaalf pagina's lang en bevat verschillende belangrijke secties. Dit type uitvoerend rapport bevat meestal een korte inleiding tot de reden voor het project of een groter rapport, biedt essentiële achtergrondgegevens over het project en gaat vervolgens verder met het geven van korte samenvattingen van de analyse die aan het project is gekoppeld. Als laatste element zullen in de samenvatting de conclusies worden gepresenteerd die in het grotere document zijn getrokken en worden mogelijke handelwijzen voorgesteld op basis van die conclusies.
Omdat sommige projecten meer dan één rapport kunnen bevatten, is het mogelijk om een enkele samenvatting te gebruiken om de belangrijkste punten in alle bijbehorende documenten en onderzoeken te behandelen. Dit kan zeer voordelig zijn, omdat een goed voorbereide samenvatting voldoende informatie zal bevatten om besluitvormers in staat te stellen te bepalen wat er vervolgens met het project moet gebeuren. Over het algemeen wordt een samenvatting gepresenteerd met de ondersteunende documenten in de hand, waardoor een echte portefeuille ontstaat die het project of voorstel volledig aanpakt. Deze creatie van een volledig gedetailleerd uitvoerend voorstel met behulp van de samenvatting als een omslagdocument biedt de beslisser de mogelijkheid om een bepaald punt in meer detail te verkennen als hij of zij dat wenst.
Hoewel het vaak wordt beschouwd als een hulpmiddel in grote bedrijven, kan het concept van een managementsamenvatting worden gebruikt in elke organisatie die een project van welke aard dan ook start. Kleine bedrijven die een marketingstrategie ontwerpen, kunnen gebruik maken van dit documentmodel. Non-profitorganisaties kunnen ook vinden dat het opstellen van een managementsamenvatting erg nuttig is bij het oplossen van problemen met een bepaald bestuur.