Co je shrnutí?

Shrnutí jsou krátký přehled podrobnějších dokumentů, které se používají v podnikání. Souhrnné shrnutí může být připraveno k rychlému shrnutí čtvrtletní finanční zprávy, návrhu nebo zprávy o pokroku týkající se připravovaného projektu. Hlavní funkcí tohoto typu dokumentu je umožnit rychlou revizi nejdůležitějších skutečností nebo bodů souvisejících s větším dokumentem, aniž by bylo nutné číst, co může být značné množství údajů.

I když existují určité podobnosti mezi shrnutím a abstraktem nebo osnovou, funkce každého z těchto dokumentů je velmi odlišná. Obrys je obvykle předchůdcem většího návrhu nebo informačního dokumentu a slouží jako vodítko pro vytvoření tohoto většího dokumentu. Abstrakt, stejně jako shrnutí, je dokument připravený po dokončení většího dokumentu, ale obvykle je kratší a není tak podrobný jako shrnutí. Abstrakt může navíc zahrnovat technický jazyk, který je obvykle ze souhrnu vyloučen.

Dobře vypracované shrnutí je obvykle kdekoli od tří do dvanácti stran a zahrnuje několik důležitých částí. Tento typ výkonné zprávy bude obvykle obsahovat stručný úvod do důvodu projektu nebo větší zprávu, poskytne základní podklady o projektu a poté přejde k poskytnutí stručných shrnutí analýzy spojené s projektem. V závěru shrnutí představí závěry dosažené ve větším dokumentu a na základě těchto závěrů navrhne možné kroky.

Protože některé projekty mohou zahrnovat více než jednu zprávu, je možné použít jediné shrnutí k pokrytí klíčových bodů nalezených ve všech souvisejících dokumentech a výzkumu. To může být velmi výhodné, protože řádně připravené shrnutí bude obsahovat dostatek informací, které umožní osobám s rozhodovací pravomocí určit, co by se mělo s projektem stát. Obecně je souhrnné shrnutí předloženo spolu s podpůrnými dokumenty, které vytvářejí skutečné portfolio výkonných pracovníků, které kompletně řeší projekt nebo návrh. Toto vytvoření plně podrobného prováděcího návrhu s použitím shrnutí jako průvodního dokumentu umožňuje tvůrci rozhodnutí možnost podrobněji prozkoumat konkrétní bod, pokud si to přeje.

I když se často považuje za nástroj ve velkém podnikání, pojem shrnutí lze použít v jakékoli organizaci, která se pustí do projektu jakéhokoli druhu. Tento model dokumentu mohou využít malé podniky, které vytvářejí marketingovou strategii. Neziskové organizace mohou také zjistit, že příprava shrnutí je velmi užitečná při řešení problémů se správní radou nějakého typu.