Was ist eine Zusammenfassung?
Executive Summaries sind kurze Übersichten über detailliertere Dokumente, die in der Geschäftswelt verwendet werden. Eine Zusammenfassung kann erstellt werden, um eine kurze Zusammenfassung eines vierteljährlichen Finanzberichts, eines Vorschlags oder eines Fortschrittsberichts in Bezug auf ein bevorstehendes Projekt bereitzustellen. Die Hauptfunktion dieser Art von Dokumenten besteht darin, es zu ermöglichen, die wichtigsten Fakten oder Punkte in Bezug auf das größere Dokument schnell zu überprüfen, ohne eine möglicherweise erhebliche Datenmenge durchlesen zu müssen.
Obwohl es einige Ähnlichkeiten zwischen der Zusammenfassung und einem Abstract oder einer Gliederung gibt, ist die Funktion jedes dieser Dokumente sehr unterschiedlich. Eine Gliederung ist normalerweise ein Vorläufer des größeren Vorschlags oder Informationsdokuments und dient als Richtlinie für die Erstellung dieses größeren Dokuments. Die Zusammenfassung ist wie die Zusammenfassung ein Dokument, das nach Fertigstellung des größeren Dokuments erstellt wurde, aber in der Regel kürzer und nicht so detailliert wie die Zusammenfassung ist. Darüber hinaus kann die Zusammenfassung eine Fachsprache enthalten, die normalerweise nicht in der Zusammenfassung enthalten ist.
Eine gut ausgearbeitete Zusammenfassung umfasst in der Regel drei bis zwölf Seiten und enthält mehrere wichtige Abschnitte. Diese Art von Executive Report enthält in der Regel eine kurze Einführung in den Grund für das Projekt oder einen umfangreicheren Bericht, liefert wichtige Hintergrunddaten zum Projekt und fasst anschließend die mit dem Projekt verbundenen Analysen kurz zusammen. Abschließend werden in der Zusammenfassung die Schlussfolgerungen des größeren Dokuments dargestellt und mögliche Vorgehensweisen auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen vorgeschlagen.
Da einige Projekte möglicherweise mehr als einen Bericht umfassen, kann eine einzige Zusammenfassung verwendet werden, um die wichtigsten Punkte zu erfassen, die in allen zugehörigen Dokumenten und Recherchen enthalten sind. Dies kann sehr vorteilhaft sein, da eine ordnungsgemäß erstellte Zusammenfassung genügend Informationen enthält, damit Entscheidungsträger bestimmen können, was als Nächstes mit dem Projekt geschehen soll. Im Allgemeinen wird eine Zusammenfassung mit den vorliegenden Belegen erstellt, wodurch ein echtes Portfolio für Führungskräfte erstellt wird, das sich vollständig mit dem Projekt oder dem Vorschlag befasst. Diese Erstellung eines vollständig detaillierten Vorschlags für Führungskräfte unter Verwendung der Zusammenfassung als Deckblatt gibt dem Entscheidungsträger die Möglichkeit, einen bestimmten Punkt detaillierter zu untersuchen, wenn er dies wünscht.
Obwohl das Konzept einer Zusammenfassung oft als Werkzeug im Big Business angesehen wird, kann es in jeder Organisation angewendet werden, die ein Projekt jeglicher Art in Angriff nimmt. Kleine Unternehmen, die eine Marketingstrategie entwerfen, können dieses Dokumentenmodell verwenden. Gemeinnützige Organisationen können auch feststellen, dass die Erstellung einer Zusammenfassung sehr hilfreich ist, wenn sie Probleme mit einem Verwaltungsrat irgendeiner Art angehen.