Vad är en verkställande sammanfattning?
Ledande sammanfattningar är korta överblick över mer detaljerade dokument som används i branschen. En verkställande sammanfattning kan vara beredd att ge en snabb sammanfattning av en kvartalsvis finansiell rapport, ett förslag eller en framstegsrapport relaterad till ett kommande projekt. Huvudfunktionen för denna typ av dokument är att göra det möjligt att snabbt granska de viktigaste fakta eller punkter relaterade till det större dokumentet utan att behöva läsa igenom vad som kan vara en betydande mängd data.
Det finns vissa likheter mellan verkställande sammanfattningen och ett abstrakt eller en kontur, men funktionen för vart och ett av dessa dokument är mycket annorlunda. En disposition är normalt en föregångare till det större förslaget eller informationsdokumentet och fungerar som en riktlinje för skapandet av det större dokumentet. Sammanfattningen, liksom verkställande sammanfattningen, är ett dokument som har utarbetats efter att det större dokumentet har slutförts, men är vanligtvis kortare och inte lika detaljerat som sammanfattningen. Dessutom kan abstraktet innehålla tekniskt språk som normalt undantas från sammanfattningen.
En välgjord verkställande sammanfattning är vanligtvis från tre till tolv sidor lång och innehåller flera viktiga avsnitt. Denna typ av verkställande rapport kommer vanligtvis att innehålla en kort introduktion till orsaken till projektet eller större rapport, ge väsentliga bakgrundsdata om projektet och sedan gå vidare till att ge korta sammanfattningar av analysen som är associerad med projektet. Som ett sista element kommer sammanfattningen att presentera slutsatserna som nås i det större dokumentet och föreslå möjliga handlingssätt baserat på dessa slutsatser.
Eftersom vissa projekt kan involvera mer än en rapport är det möjligt att använda en enda verkställande sammanfattning för att täcka de viktigaste punkterna som finns i alla tillhörande dokument och forskning. Detta kan vara mycket fördelaktigt, eftersom en korrekt förberedd sammanfattning kommer att innehålla tillräckligt med information för att beslutsfattare ska kunna avgöra vad som ska hända med projektet. I allmänhet presenteras en verkställande sammanfattning med de underlag som finns i handen, vilket skapar en verklig verkställande portfölj som adresserar projektet eller förslaget fullständigt. Genom att skapa ett fullständigt detaljerat verkställande förslag med användning av sammanfattningen som ett täckningsdokument kan beslutsfattaren möjlighet att utforska en viss punkt mer detaljerat om han eller hon vill göra det.
Även om det ofta betraktas som ett verktyg i stora företag, kan konceptet med en verkställande sammanfattning användas i alla organisationer som inleder ett projekt av något slag. Småföretag som utformar en marknadsföringsstrategi kan använda sig av denna dokumentmodell. Ideella organisationer kan också finna att utarbetandet av en verkställande sammanfattning är till stor hjälp när man hanterar frågor med en styrelse av någon typ.