Wat is een facturenboek?

De meeste bedrijven moeten omgaan met de cashflow en om facturering en inkomstenstromen bij te houden, kunnen facturen worden gebruikt. Een factuur is een factuur met details over geleverde services of gekochte producten en hun totale kosten. Deze kunnen afkomstig zijn van externe leveranciers voor het bedrijf of kunnen door het bedrijf aan andere bedrijven of klanten worden uitgegeven. Een facturenboek is een manier om al deze facturen georganiseerd en opgeslagen te houden. Er zijn veel redenen waarom een ​​bedrijf facturen kan bewaren, inclusief voor belastingdoeleinden, cashflowanalyse en administratie.

Het bijhouden van een factuurboek heeft veel voordelen. In de VS en sommige andere regio's kunnen sommige bedrijven het hele jaar door veel van hun aankopen aftrekken bij het indienen van belastingen. Wanneer dit is gebeurd, is er een kans dat de bedrijven moeten bewijzen dat deze aankopen zijn gedaan en dat een bepaald bedrag is betaald. Een ander goed moment om factuurrecords in een factuurboek te organiseren, is bij het analyseren van de cashflow. De meeste bedrijven zullen de cashflow eenmaal per kwartaal onderzoeken en facturen kunnen aantonen waar geld naartoe gaat en waar het vandaan komt.

Het algemeen bijhouden van gegevens is de meest voorkomende reden voor het bijhouden van een factuurboek. Soms kan het nodig zijn om een ​​verkoper te laten zien wat is betaald of om een ​​klant te laten zien wat niet is betaald. Deze boeken kunnen op elke manier worden georganiseerd die past bij de behoeften van het bedrijf. Wanneer de noodzaak zich voordoet, kan het hebben van de facturen op een handige locatie helpen verwarring of geschillen te voorkomen.

Veel bedrijven gebruiken elektronische factuursoftware. Dit kan op vele manieren werken en opnieuw stelt het bedrijf de facturen in staat om ze te organiseren en te bewaren op een manier die bij hen past. Het elektronisch bijhouden van gegevens kan tijd en ruimte besparen, en er zijn meestal veel soorten software beschikbaar in veel prijsklassen.

Weer andere bedrijven gebruiken zowel papieren als elektronische facturen. Een facturenboek kan het papier bevatten, ook wel fysieke facturen genoemd. In de elektronische boeken kunnen kopieën van die facturen zijn gescand of kunnen de gegevens eenvoudig zijn ingevoerd en georganiseerd voor snel onderzoek. Beide hebben voordelen, maar een bedrijf kiest ervoor om zijn facturen volledig op te slaan.

Sommige bedrijven gebruiken dagelijks veel facturen. Vaak zijn deze facturen kleiner en kunnen er meer worden opgesteld in het facturenboek. Over het algemeen wordt aanbevolen dat een bedrijf facturen tussen drie en zeven jaar bewaart. Dit kan verschillende stapels boeken opleveren, die in een volledig afzonderlijke archiefruimte of gebouw kunnen worden bewaard.