Hva er en fakturabok?

De fleste selskaper må håndtere kontantstrøm, og for å holde oversikt over fakturerings- og inntektsstrømmer, kan det brukes fakturaer. En faktura er en regning som inneholder tjenester som er levert eller kjøpte produkter og deres totale kostnader. Disse kan komme fra eksterne leverandører for selskapet eller kan bli utstedt fra selskapet til andre selskaper eller kunder. En fakturabok er en måte å holde alle disse fakturaene organisert og lagret. Det er mange grunner til at en bedrift kan føre fakturaer, inkludert for skatteformål, kontantstrømanalyse og journalføring.

Det er mange fordeler med å føre en fakturabok. I USA og noen andre regioner kan det hende at noen bedrifter kan trekke fra mange av kjøpene sine gjennom året når de innleverer skatter. Når dette er gjort, er det en sjanse for at selskapene vil måtte bevise at disse kjøpene ble gjort, og at et visst beløp ble betalt. Et annet godt tidspunkt å ha fakturaposter organisert i en fakturabok er når du analyserer kontantstrømmen. De fleste selskaper vil undersøke kontantstrøm en gang hvert kvartal, og fakturaer kan demonstrere hvor pengene går og kommer fra.

Overordnet journalføring er den vanligste grunnen til å føre en fakturabok. Noen ganger kan det være behov for å vise en leverandør hva som er betalt eller å vise en kunde hva som ikke er betalt. Disse bøkene kan være organisert på alle måter som passer selskapets behov. Når behovet oppstår, kan fakturaene på et praktisk sted bidra til å unngå forvirring eller tvister.

Mange virksomheter bruker elektronisk fakturaprogramvare. Dette kan fungere på mange måter og igjen tillate selskapet å organisere og inneholde fakturaene på en måte som passer dem. Å føre poster elektronisk kan spare tid og rom, og det er vanligvis mange typer programvare tilgjengelig i mange prisklasser.

Atter andre selskaper bruker både papir og elektroniske fakturaer. En fakturabok kan inneholde papiret, også kalt fysiske fakturaer. De elektroniske bøkene kan ha skannet kopier av fakturaene, eller ganske enkelt ha dataene fra dem lagt inn og organisert for rask undersøkelse. Det er fordeler med begge deler, men et selskap velger å lagre fakturaene er helt opp til dets behov.

Noen selskaper kan bruke mange fakturaer på daglig basis. Mange ganger er disse fakturaene mindre, og flere kan føres opp i fakturaboken. Det anbefales generelt at et selskap lagrer fakturaer i mellom tre og syv år. Dette kan skape flere bunker med bøker, som kan oppbevares i et helt eget journalrom eller bygning.