Vad är en fakturabok?
De flesta företag måste hantera kassaflöde, och för att hålla reda på fakturerings- och inkomstströmmar kan fakturor användas. En faktura är en räkning som visar tjänster som tillhandahålls eller köpta produkter och deras totala kostnad. Dessa kan komma från externa leverantörer för företaget eller kan utfärdas från företaget till andra företag eller kunder. En fakturabok är ett sätt att hålla alla dessa fakturor organiserade och lagrade. Det finns många skäl till att ett företag kan hålla fakturor, inklusive för skatteändamål, kassaflödesanalys och journalföring.
Det finns många fördelar med att hålla en fakturabok. I USA och vissa andra regioner kan vissa företag kunna dra av många av sina inköp under året när de skickar in skatter. När detta är gjort finns det en chans att företagen kommer att behöva bevisa att dessa inköp gjordes och att ett visst belopp betalades. En annan bra tid att ha fakturaposter organiserade i en fakturabok är när man analyserar kassaflödet. De flesta företag kommer att granska kassaflödet en gång per kvartal, och fakturor kan visa var pengarna kommer och kommer ifrån.
Övergripande bokföring är det vanligaste skälet till att en fakturabok finns. Ibland kan det finnas behov av att visa en leverantör vad som har betalats eller att visa en kund vad som inte har betalats. Dessa böcker kan organiseras på något sätt som passar företagets behov. När behovet uppstår kan fakturorna på en bekväm plats hjälpa till att undvika förvirring eller tvister.
Många företag använder elektronisk fakturamjukvara. Detta kan fungera på många sätt och gör det möjligt för företaget att organisera och innehålla fakturorna på ett sätt som passar dem. Att hålla register elektroniskt kan spara tid och utrymme, och det finns vanligtvis många typer av programvara tillgängliga i många prisklasser.
Ytterligare andra företag använder både pappers- och elektroniska fakturor. En fakturabok kan innehålla papperet, även kallad fysiska fakturor. De elektroniska böckerna kan ha skannat kopior av dessa fakturor eller helt enkelt ha data från dem in och organiserade för snabb forskning. Det finns fördelar med båda, men ett företag väljer att lagra sina fakturor helt och hållet upp till dess behov.
Vissa företag kan använda många fakturor dagligen. Många gånger är dessa fakturor mindre och fler kan raderas upp i fakturaboken. Det rekommenderas generellt att ett företag sparar fakturor mellan tre och sju år. Detta kan skapa flera buntar med böcker, som kan förvaras i ett helt separat skivrum eller byggnad.