Qu'est-ce qu'un carnet de factures?
La plupart des entreprises doivent gérer les flux de trésorerie et, pour suivre la facturation et les flux de revenus, des factures peuvent être utilisées. Une facture est une facture détaillant les services rendus ou les produits achetés et leur coût global. Ceux-ci peuvent provenir de fournisseurs extérieurs pour la société ou peuvent être émis par la société à d'autres sociétés ou clients. Un livre de factures est un moyen de garder toutes ces factures organisées et stockées. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut conserver des factures, notamment à des fins fiscales, d'analyse des flux de trésorerie et de tenue de registres.
Tenir un livre de factures présente de nombreux avantages. Aux États-Unis et dans d’autres régions, certaines entreprises peuvent déduire bon nombre de leurs achats tout au long de l’année lorsqu’elles déposent des taxes. Cela fait, il est possible que les entreprises doivent prouver que ces achats ont été effectués et qu’un certain montant a été payé. L'analyse des flux de trésorerie est un autre bon moment pour organiser les enregistrements de factures dans un livre de factures. La plupart des entreprises examinent les flux de trésorerie une fois par trimestre et les factures peuvent indiquer la provenance et l’argent.
La tenue de registres globale est la raison la plus courante pour conserver un livre de factures. Parfois, il peut être nécessaire de montrer au vendeur ce qui a été payé ou de montrer au client ce qui n’a pas été payé. Ces livres peuvent être organisés de manière à répondre aux besoins de l'entreprise. Lorsque les besoins se présentent, le fait de disposer les factures dans un endroit approprié peut aider à éviter toute confusion ou litige.
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation électronique. Cela peut fonctionner à bien des égards et permet à la société d’organiser et de contenir les factures d’une manière qui leur convient. La conservation électronique des enregistrements peut faire gagner du temps et de l’espace. De nombreux types de logiciels sont disponibles dans de nombreuses gammes de prix.
D'autres encore utilisent des factures papier et électroniques. Un livre de factures peut contenir le papier, également appelé factures physiques. Les livres électroniques peuvent avoir des copies scannées de ces factures ou simplement avoir leurs données saisies et organisées pour une recherche rapide. Les deux avantages présentent des avantages, mais une entreprise choisit de stocker ses factures en fonction de ses besoins.
Certaines entreprises peuvent utiliser plusieurs factures quotidiennement. Souvent, ces factures sont plus petites et d’autres peuvent être alignées dans le livre de factures. Il est généralement recommandé aux entreprises de conserver leurs factures pendant trois à sept ans. Cela peut créer plusieurs piles de livres, qui peuvent être conservés dans une salle des archives ou un bâtiment entièrement séparé.