請求書とは何ですか？

ほとんどの企業はキャッシュフローを処理する必要があり、請求と収入の流れを追跡するために、請求書が使用される場合があります。 請求書は、レンダリングされたサービスまたは購入された製品とその総コストを詳述する請求書です。 これらは、会社の外部ベンダーから提供される場合もあれば、会社から他の会社または顧客に発行される場合もあります。 請求書は、これらすべての請求書を整理して保存する方法です。 税務上の目的、キャッシュフロー分析、記録保持など、企業が請求書を保管する理由は数多くあります。

請求書を保管することには多くの利点があります。 米国およびその他の地域では、一部の企業は、税金を申告する際に年間を通じて多くの購入を差し引くことができる場合があります。 これが行われると、これらの購入が行われ、一定の金額が支払われたことを企業が証明しなければならない可能性があります。 請求書のレコードを請求書に整理するもう1つの良いタイミングは、キャッシュフローを分析するときです。 ほとんどの企業は四半期ごとにキャッシュフローを調査し、請求書はお金がどこから出入りするかを示すことができます。

全体的な記録保持は、請求書を保持する最も一般的な理由です。 場合によっては、ベンダーに支払われたものを示すか、顧客に支払われていないものを示す必要があります。 これらの書籍は、会社のニーズに合った方法で整理できます。 必要に応じて、請求書を便利な場所に置くことで、混乱や紛争を避けることができます。

多くの企業は電子請求書ソフトウェアを使用しています。 これは多くの方法で機能する可能性があり、会社が請求書をそれらに合った方法で整理および格納できるようにします。 記録を電子的に保存することで時間とスペースを節約でき、通常、多くの種類のソフトウェアが多くの価格帯で利用できます。

さらに他の企業は、紙の請求書と電子請求書の両方を利用しています。 請求書には、物理​​的な請求書とも呼ばれる紙が含まれている場合があります。 電子書籍は、それらの請求書のコピーをスキャンしている場合もあれば、簡単に調査できるようにそれらのデータを入力して整理している場合もあります。 両方にメリットがありますが、会社が請求書を保存することを選択するのは、そのニーズ次第です。

一部の企業では、毎日多くの請求書を使用する場合があります。 多くの場合、これらの請求書は小さく、請求書にはさらに多くの請求書を並べることができます。 通常、企業は3〜7年間請求書を保存することをお勧めします。 これにより、複数の書籍のスタックが作成され、完全に別の記録室または建物に保管される場合があります。