Co je kniha faktury?

Většina společností se musí zabývat peněžními toky a aby bylo možné sledovat faktury a toky příjmů, lze použít faktury. Faktura je fakturační účet podrobně popsané služby nebo zakoupené produkty a jejich celkové náklady. Mohou to pocházet od externích prodejců pro společnost nebo mohou být vydány od společnosti jiným společnostem nebo zákazníkům. Kniha faktury je způsob, jak udržet všechny tyto faktury organizované a uložené. Existuje mnoho důvodů, proč může podnik uchovávat faktury, včetně daňových účelů, analýzy peněžních toků a vedení záznamů.

Existuje mnoho výhod pro vedení knihy faktury. V USA a některých dalších regionech mohou některé podniky schopny odečíst mnoho svých nákupů po celý rok při podávání daní. Až se tak stalo, existuje šance, že společnosti budou muset prokázat, že tyto nákupy byly provedeny a že byla zaplacena určitá částka. Dalším dobrým časem, aby se záznamy o fakturách uspořádaly v knize faktury, je při analýze peněžních toků. Většina společností prozkoumá peněžní tokjednou za čtvrtletí a faktury mohou prokázat, kam peníze jdou a pocházejí.

Celkové vedení záznamů je nejčastějším důvodem pro vedení knihy faktury. Občas může existovat potřeba ukázat prodejci, co bylo zaplaceno, nebo ukázat zákazníkovi, co nebylo zaplaceno. Tyto knihy mohou být organizovány jakýmkoli způsobem, který odpovídá potřebám společnosti. V případě potřeby může mít faktury na vhodném místě zabránit zmatek nebo sporům.

Mnoho podniků používá software pro elektronickou fakturu. To může fungovat mnoha způsoby a znovu umožňuje společnosti organizovat a obsahovat faktury způsobem, který se jim hodí. Vedení záznamů elektronicky může ušetřit čas a prostor a v mnoha cenových rozsazích je obvykle k dispozici mnoho typů softwaru.

Ještě jiné společnosti využívají papírové i elektronické faktury. Kniha faktury může obsahovat papír, také nazývaný fyzickýfaktury. Elektronické knihy mohly mít naskenované kopie těchto faktur nebo mohou mít data z nich jednoduše zadána a organizována pro rychlý výzkum. Obou existují výhody a společnost se však rozhodla ukládat své faktury zcela na jejích potřebách.

Některé společnosti mohou používat mnoho faktur každý den. Mnohokrát jsou tyto faktury menší a v knize faktury lze seřadit další. Obecně se doporučuje, aby společnost ušetřila faktury po dobu tří a sedmi let. To může vytvořit několik hromádek knih, které mohou být uchovávány ve zcela samostatné místnosti nebo budově.