Co je to faktura?

Většina společností se musí vypořádat s peněžními toky. Aby bylo možné sledovat tok fakturace a příjmů, mohou být použity faktury. Faktura je účet s podrobnostmi o poskytovaných službách nebo zakoupených produktech a jejich celkové náklady. Ty mohou pocházet od externích prodejců společnosti nebo mohou být společností vydány jiným společnostem nebo zákazníkům. Kniha faktur je způsob, jak udržet všechny tyto faktury uspořádané a uložené. Existuje mnoho důvodů, proč může firma uchovávat faktury, a to i pro daňové účely, analýzu peněžních toků a vedení záznamů.

Vedení faktury má mnoho výhod. V USA a některých dalších regionech mohou některé podniky odečíst mnoho svých nákupů po celý rok při podávání daní. Když se tak stane, existuje možnost, že společnosti budou muset tyto nákupy prokázat a že byla zaplacena určitá částka. Další vhodný čas na uspořádání fakturačních záznamů v knize faktur je analýza peněžních toků. Většina společností prozkoumá peněžní tok jednou za čtvrtletí a faktury mohou prokázat, odkud peníze přicházejí a přicházejí.

Celkové vedení záznamů je nejčastějším důvodem pro vedení faktury. Někdy může být nutné ukázat prodejci, co bylo zaplaceno, nebo ukázat zákazníkovi, co nebylo zaplaceno. Tyto knihy mohou být uspořádány jakýmkoli způsobem, který odpovídá potřebám společnosti. V případě potřeby může být faktura na vhodném místě, aby nedošlo k záměně nebo sporům.

Mnoho firem používá software elektronické faktury. To může fungovat mnoha způsoby a znovu umožňuje společnosti organizovat a uchovávat faktury způsobem, který jim vyhovuje. Elektronické vedení záznamů může ušetřit čas a prostor a obvykle existuje mnoho typů softwaru v mnoha cenových relacích.

Další společnosti využívají papírové i elektronické faktury. Kniha faktur může obsahovat papír, také nazývaný fyzické faktury. Elektronické knihy možná naskenovaly kopie těchto faktur nebo mohou jednoduše nechat data z nich vložit a uspořádat pro rychlý výzkum. Pro obě strany jsou výhody, ale společnost se rozhodne ukládat své faktury zcela podle svých potřeb.

Některé společnosti mohou používat mnoho faktur denně. Mnohokrát jsou tyto faktury menší a více je možné uspořádat v knize faktur. Obecně se doporučuje, aby společnost ukládala faktury po dobu tří až sedmi let. To může vytvořit několik hromádek knih, které mohou být uchovávány ve zcela oddělené záznamové místnosti nebo budově.