Wat is zakelijke inkoop?

De term zakelijke inkoop wordt gebruikt om de activiteiten te beschrijven die verband houden met de inkoop van goederen en diensten voor een zakelijke entiteit. Inkoop of inkoop is een belangrijke administratieve functie waarbij gebruik wordt gemaakt van kostenreductie en strategische planningstechnieken op lange termijn om uitgaande kosten te beheren. Het gebied van zakelijke inkoop heeft drie primaire aandachtsgebieden: aanbesteding, leveranciersbeheer en strategische inkoop.

Mensen die in zakelijke inkoop werken, staan ​​bekend als inkoopprofessionals. Er zijn drie hoofdfuncties in inkoop: koper, inkoopfunctionaris en inkoopmanager. Een koper is verantwoordelijk voor het beheer van de aankoop van goederen van geselecteerde leveranciers. De inkoopfunctionaris beheert het aanbestedings- en leveranciersselectieproces. De hoofdverantwoordelijkheid van de inkoopmanager is de algehele werking van de afdeling en de onderhandelingen met grote dollarwaardeleveranciers.

Aanbesteding is het proces waarbij potentiële leveranciers worden uitgenodigd om een ​​gedetailleerd document met vereisten te bekijken en hun bod voor de onderneming in te dienen. Het document met vereisten bevat de totale dollarwaarde en de lengte van het contract, het type product of de vereiste service, kwaliteitseisen en contractvoorwaarden. Een aanzienlijk aantal civiele rechtszaken is gebaseerd op gebreken of waargenomen vooringenomenheden in het aanbestedingsproces. Het volgen van een passend bedrijfsproces en het waarborgen van een eerlijke en transparante inschrijving is erg belangrijk.

Er zijn drie termen die vaak worden gebruikt bij zakelijke aanbestedingen: request for proposals (RFP), request for information (RFI) en request for quote (RFQ). Het vereiste type reactie wordt aangegeven in de hoofdtekst van het document, samen met de datums en contactgegevens. Alle drie de termen worden gebruikt om een ​​proces te beschrijven wanneer leveranciers worden uitgenodigd om te reageren of de vereisten worden gepubliceerd op een openbare website of een inkooptool, waardoor een breed scala van leveranciers kan reageren. Datums zijn erg belangrijk in dit proces en het negeren van deadlines of het missen ervan zal het antwoord uitsluiten. Zorg ervoor dat u een ontvangstbewijs ontvangt met de tijd- en datumstempel die aangeeft wanneer de documenten door de inkoopafdeling zijn ontvangen, om uitsluiting te voorkomen.

Leveranciersbeheer omvat het waarborgen van contractnaleving, fungeren als het primaire contact voor problemen met betrekking tot service en geschillenbeslechting, evenals het beheren van betalingen of clausules waarover in het contract is onderhandeld. Hoewel veel inspanningen zijn gericht op de initiële aanbesteding en het schrijven van het contract, is leveranciersmanagement de enige methode om ervoor te zorgen dat het bedrijf de verwachte besparingen realiseert. Effectief beheer resulteert in lagere bedrijfskosten, efficiënte services en een sterkere onderhandelingspositie tijdens de volgende onderhandelingsronde.

Strategische inkoop is het proces van geplande inkoop. In een typische organisatie dient elke afdeling zijn geplande aankopen voor het jaar in bij de budget- of inkoopafdeling. Medewerkers zoeken naar overeenkomsten of mogelijkheden om gerelateerde producten samen te bundelen. Deze kleinere aankopen kunnen vervolgens worden aanbesteed, waardoor meerdere leveranciers deze goederen en diensten kunnen aanbieden. Over het algemeen resulteert dit proces in lagere inkoopkosten voor de organisatie.