Qu'est-ce que l'approvisionnement des entreprises?
Le terme approvisionnement est utilisé pour décrire les activités liées à l’achat de biens et de services pour une entité commerciale. L'achat ou l'achat est une fonction administrative importante qui utilise des techniques de réduction des coûts et de planification stratégique à long terme pour gérer les coûts sortants. Les achats dans les entreprises portent sur trois domaines principaux: les appels d’offres, la gestion des fournisseurs et les achats stratégiques.
Les personnes qui travaillent dans les achats d'entreprise sont connues en tant que professionnels de l'approvisionnement. Il y a trois titres d'emploi principaux dans les achats: acheteur, responsable des achats et responsable des achats. Un acheteur est responsable de la gestion de l’achat de produits auprès de fournisseurs sélectionnés. Le responsable des achats gère le processus d'appel d'offres et de sélection des fournisseurs. La responsabilité principale du responsable des achats est le fonctionnement général du département et les négociations avec les fournisseurs de valeur importante.
L'appel d'offres consiste à inviter des fournisseurs potentiels à examiner un document détaillé sur les exigences et à soumettre leur offre pour l'entreprise. Le document relatif aux exigences contient la valeur totale en dollars et la durée du contrat, le type de produit ou de service requis, les exigences de qualité et les conditions du contrat. Un nombre important de poursuites civiles sont fondées sur des défauts ou des préjugés perçus dans le processus d'appel d'offres. Il est très important de suivre un processus d’affaires approprié et d’assurer un appel d’offres juste et transparent.
Il existe trois termes couramment utilisés dans les achats professionnels: demande de proposition (RFP), demande d'information (RFI) et demande de devis (RFQ). Le type de réponse requis est indiqué dans le corps du document, ainsi que les dates et les coordonnées. Les trois termes sont utilisés pour décrire un processus lorsque les fournisseurs sont invités à répondre ou que les exigences sont affichées sur un site Web public ou un outil d'achat, ce qui permet à un large éventail de fournisseurs de répondre. Les dates sont très importantes dans ce processus, et le fait de ne pas les respecter ou de les ignorer exclura la réponse. Assurez-vous d’obtenir un reçu avec l’horodatage indiquant l’heure à laquelle les documents ont été reçus par le service des achats afin d’éviter toute exclusion.
La gestion des fournisseurs consiste notamment à assurer la conformité aux contrats, à agir en tant que contact principal pour les problèmes liés aux services et au règlement des litiges, ainsi qu'à gérer les paiements ou les clauses négociés dans le contrat. Bien que beaucoup d’efforts soient concentrés sur l’appel d’offres initial et la rédaction du contrat, la gestion des fournisseurs est le seul moyen de garantir que la société obtienne réellement les économies attendues. Une gestion efficace se traduit par des coûts de fonctionnement plus bas, des services efficaces et une position de négociation renforcée lors de la prochaine ronde de négociations.
L'achat stratégique est le processus d'achat planifié. Dans une organisation type, chaque service soumet ses achats prévus pour l'année au service du budget ou des achats. Le personnel recherche des points communs ou des possibilités de regrouper des produits connexes. Ces petits achats peuvent ensuite être mis en adjudication, permettant à plusieurs fournisseurs de fournir ces biens et services. Globalement, ce processus entraîne une réduction des coûts d’achat pour l’organisation.