Was ist Geschäftsbeschaffung?
Der Begriff "Geschäftsbeschaffung" beschreibt die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen für eine Geschäftseinheit. Die Beschaffung oder der Einkauf ist eine wichtige Verwaltungsfunktion, bei der Kostensenkung und langfristige strategische Planung zur Steuerung der Ausgangskosten eingesetzt werden. Der Bereich Business Procurement hat drei Hauptschwerpunkte: Ausschreibung, Lieferantenmanagement und strategischer Einkauf.
Personen, die in der Geschäftsbeschaffung tätig sind, werden als Beschaffungsfachleute bezeichnet. Es gibt drei Hauptberufsbezeichnungen in der Beschaffung: Einkäufer, Beschaffungsbeauftragter und Beschaffungsmanager. Ein Käufer ist für die Verwaltung des Einkaufs von Waren bei ausgewählten Lieferanten verantwortlich. Der Beschaffungsbeauftragte verwaltet den Ausschreibungs- und Lieferantenauswahlprozess. Die Hauptverantwortung des Beschaffungsmanagers liegt in der Gesamtoperation der Abteilung und den Verhandlungen mit großen Lieferanten mit Dollarbetrag.
Bei der Ausschreibung werden potenzielle Lieferanten aufgefordert, ein detailliertes Anforderungsdokument zu prüfen und ihr Angebot für das Unternehmen abzugeben. Das Anforderungsdokument enthält den Gesamtwert und die Vertragsdauer in US-Dollar, die Art des Produkts oder der Dienstleistung, die Qualitätsanforderungen und die Vertragsbedingungen. Ein erheblicher Teil der zivilrechtlichen Klagen beruht auf Mängeln oder vermeintlichen Vorurteilen im Ausschreibungsverfahren. Die Einhaltung angemessener Geschäftsprozesse und die Gewährleistung eines fairen und transparenten Angebots sind sehr wichtig.
In der Geschäftsbeschaffung werden drei Begriffe verwendet: Angebotsanfrage (RFP), Informationsanfrage (RFI) und Angebotsanfrage (RFQ). Die Art der erforderlichen Antwort sowie die Daten und Kontaktinformationen sind im Hauptteil des Dokuments angegeben. Alle drei Begriffe werden verwendet, um einen Prozess zu beschreiben, bei dem Anbieter entweder zur Beantwortung aufgefordert werden oder die Anforderungen auf einer öffentlichen Website oder einem öffentlichen Beschaffungsinstrument veröffentlicht werden, sodass eine breite Palette von Lieferanten antworten kann. Daten sind in diesem Prozess sehr wichtig, und das Ignorieren von Fristen oder das Verfehlen von Fristen schließt die Antwort von der Prüfung aus. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Quittung mit Zeit- und Datumsstempel erhalten, aus der hervorgeht, wann die Dokumente bei der Einkaufsabteilung eingegangen sind, um einen Ausschluss zu vermeiden.
Das Lieferantenmanagement umfasst die Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen, die Tätigkeit als Hauptansprechpartner für Fragen im Zusammenhang mit Service und Streitbeilegung sowie die Verwaltung aller im Vertrag vereinbarten Zahlungen oder Klauseln. Obwohl ein großer Aufwand auf die Erstausschreibung und das Schreiben des Vertrags gerichtet ist, ist das Lieferantenmanagement die einzige Methode, um sicherzustellen, dass das Unternehmen tatsächlich die erwarteten Einsparungen erzielt. Effektives Management führt zu niedrigeren Betriebskosten, effizienten Dienstleistungen und einer stärkeren Verhandlungsposition in der nächsten Verhandlungsrunde.
Strategischer Einkauf ist der Prozess des geplanten Einkaufs. In einer typischen Organisation übermittelt jede Abteilung ihre geplanten Einkäufe für das Jahr an die Budget- oder Beschaffungsabteilung. Die Mitarbeiter suchen nach Gemeinsamkeiten oder Möglichkeiten, um verwandte Produkte zu bündeln. Diese kleineren Einkäufe können dann ausgeschrieben werden, so dass mehrere Lieferanten die Möglichkeit haben, diese Waren und Dienstleistungen bereitzustellen. Insgesamt führt dieser Prozess zu geringeren Anschaffungskosten für die Organisation.