Was sind die verschiedenen Arten von Business-Ablagesystemen?
Dank der Fortschritte in der Bürotechnik stehen viele Arten von Unternehmensablagesystemen zur Auswahl, um wichtige Dateien organisiert und sicher zu halten. Das Ablegen ist eine der häufigsten Methoden, mit denen Unternehmen Aufzeichnungen speichern, wichtige Formulare nachverfolgen, schnell auf Informationen zugreifen und Daten schützen, die oft jahrelang verfügbar sein müssen. Welche Arten von Unternehmensablagesystemen ausgewählt werden, hängt hauptsächlich vom Format der Dateien ab, davon, wie auf sie zugegriffen werden soll und von den Speicherkapazitäten des Unternehmens.
Die am häufigsten in Betracht gezogenen Ablagesysteme für Unternehmen sind eigenständige Büromöbel wie Aktenschränke und Schubladen. Diese bestehen in der Regel aus Metall oder Holz und enthalten große Schubladen, die groß genug sind, um Hunderte von Ordnern und Papierfeilen aufzunehmen. Von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Unternehmensbüros gibt es physische Unternehmensablagesysteme in allen Formen und Größen, die für jede Art von Hardcopy-Datei geeignet sind, die sicher gespeichert werden muss.
Andere häufig verwendete Arten von Geschäftsablagesystemen sind elektronische Dateispeichersysteme. Computerbetriebssysteme verfügen über in die Software integrierte Funktionen für die elektronische Ablage, mit denen Dateien in vielen Größen und Typen bequem geschützt werden können. Zu den Dateien können Textdokumente, Grafiken und Bilder, Software oder webbasierte Dateien gehören. Immer wenn eine neue Datei erstellt oder freigegeben wird, können die Daten sicher in einem Ordner für virtuelle Dateien gespeichert werden, der sich auf einer einzelnen Computerfestplatte befindet, auf einer externen Festplatte gespeichert oder auf einer virtuellen Festplatte mit Internetzugang gespeichert wird.
Andere Geschäftsablagesysteme, die häufig Teil des elektronischen Ablagebereichs sind, sind Kunden- und Lieferantenmanagementsysteme. Unternehmen mit einer großen Anzahl von Kunden und Lieferanten, die dies nachverfolgen müssen, können Kunden- und Lieferanteninformationen in gedruckter oder elektronischer Form in einer speziellen Konfiguration für Customer Resource Management (CRM) oder Vendor Management (VM) speichern. Auf diese Weise kann der Kunde oder Anbieter eine Vielzahl von Dateien für den schnellen Zugriff auf Anforderung speichern.
Da die Technologie die Prozesse vieler Unternehmen verbessert, umfassen andere Arten von Unternehmensablagesystemen mobile Technologien wie Smartphones und Handheld-Computer. Unterwegs können Geschäftsleute mithilfe dieser Geräte große Datendateien erstellen, hochladen und freigeben. Die Informationen können dann elektronisch per E-Mail oder durch eine Verbindung über das Internet oder direkte Kabel mit Heim- oder Bürocomputern übertragen werden. Auf diese Weise ist es wesentlich bequemer, Dateien praktisch von überall auf der Welt zu speichern und darauf zuzugreifen.