さまざまな種類のビジネスファイリングシステムとは何ですか？

オフィス技術の進歩のおかげで、重要なファイルを整理して安全に保つために選択するビジネスファイリングシステムには多くの種類があります。 ファイリングは、企業が記録を保存し、重要なフォームを追跡し、情報にすばやくアクセスし、何年も頻繁に利用できるデータを保護する最も一般的な方法の1つです。 選択するビジネスファイリングシステムのタイプは、主にファイルの形式、ファイルへのアクセス方法、およびビジネスのストレージ機能に依存します。

最も一般的に考えられているビジネスファイリングシステムは、ファイリングキャビネットや引き出しなどのスタンドアロンのオフィス家具です。 これらは通常、金属または木材で作られており、何百ものフォルダーや紙のファイルを保持するのに十分な大きさの大きなスライド式引き出しが含まれています。 中小企業から大企業のオフィスまで、物理的なビジネスファイリングシステムは、安全に保管する必要があるあらゆるタイプのハードコピーファイルに対応するために、あらゆる形とサイズで見つかります。

他の一般的に使用されるビジネスファイリングシステムのタイプは、電子ファイルストレージシステムです。 コンピューターのオペレーティングシステムには、ソフトウェアに電子ファイリング機能が組み込まれているため、さまざまなサイズや種類のファイルを保護するのに便利です。 ファイルには、テキストドキュメント、グラフィックスと画像、ソフトウェア、またはWebベースのファイルを含めることができます。 新しいファイルが作成または共有されるたびに、データは個々のコンピューターのハードドライブにある仮想ファイルフォルダーに安全に保存したり、外部ハードドライブに持ち込んだり、インターネットにアクセスした仮想ドライブに保存したりできます。

多くの場合、ファイリングの電子領域の一部である他のビジネスファイリングシステムは、顧客管理システムとベンダー管理システムです。 これを管理するために多数の顧客とベンダーを持つ企業は、顧客とベンダーの情報をハードコピーまたは電子形式で特別な顧客リソース管理（CRM）またはベンダー管理（VM）のセットアップで保存することによって管理されます。 これにより、クライアントまたはベンダーがさまざまなファイルを保存し、オンデマンドですばやくアクセスできます。

多くの企業のプロセスを改善する技術により、他の種類のビジネスファイリングシステムには、スマートフォンやハンドヘルドコンピューターなどのモバイルテクノロジーが含まれます。 外出中のビジネスエグゼクティブは、これらのデバイスを使用して大きなデータファイルを作成、アップロード、共有できます。 情報は、電子メールを介して電子的に転送されるか、インターネットまたは直接ケーブルを介して家庭またはオフィスのコンピューターに接続されます。 これにより、世界中のどこからでも事実上ファイルを保存およびアクセスできるようになります。